Signature électronique du bail : comment digitaliser et sécuriser votre contrat de location

Signer un bail de location à distance, depuis un ordinateur ou un smartphone, est désormais une pratique courante. À condition d’utiliser une vraie signature électronique, le bail numérique possède la même valeur juridique qu’un bail papier signé à la main, sous réserve de respecter quelques règles simples mais strictes.

Pour un propriétaire, l’enjeu est double : gagner du temps en digitalisant le bail, tout en sécurisant juridiquement la relation locative. Cet article détaille, étape par étape, le fonctionnement de la signature électronique d’un bail en 2025, le cadre légal applicable en France, les pièges à éviter, ainsi que les bonnes pratiques pour choisir une solution fiable.

Bail en ligne et signature électronique : ce que cela change en 2025

Définition d’un bail de location signé en ligne

Un bail signé en ligne est un contrat de location rédigé au format numérique (généralement en PDF) et signé par le bailleur, le locataire et, le cas échéant, le garant, via une solution de signature électronique. Les parties reçoivent un lien sécurisé, consultent le bail, puis expriment leur consentement en suivant un parcours de signature (clic, code SMS, validation…).

Concrètement, le bail en ligne ne modifie pas les droits et obligations des parties : il remplace uniquement le geste de signature manuscrite par un procédé technique permettant d’identifier chaque signataire et de garantir l’intégrité du document.

Validité d’un bail signé par voie électronique en France

En droit français, la signature électronique a la même valeur qu’une signature manuscrite dès lors qu’elle répond aux exigences du Code civil (articles 1366 et 1367) et du règlement européen eIDAS. Un bail d’habitation (vide, meublé, bail mobilité…) peut donc être signé électroniquement.

La clé réside dans la capacité à :

• identifier le signataire de manière fiable,
• garantir que le bail n’a pas été modifié après signature (intégrité du document),
• pouvoir produire des preuves techniques en cas de litige (horodatage, certificat, journal de signature).

Les règles évoluent et certaines situations particulières peuvent appeler des précautions supplémentaires. Pour toute vérification, la consultation des fiches officielles sur service-public.fr reste indispensable.

Différence entre bail numérique, bail dématérialisé et signature électronique

Plusieurs notions sont souvent confondues :

• Bail numérique ou dématérialisé : bail rédigé et conservé au format électronique (PDF). Il peut être imprimé et signé à la main, ou signé électroniquement.
• Signature électronique : procédé technique qui lie un signataire au document et permet de vérifier son identité et l’intégrité du bail.
• Scan de signature : image d’une signature manuscrite collée dans un PDF. Ce n’est pas, juridiquement, une véritable signature électronique sécurisée.

Dans un contexte de bail de location, l’objectif est d’aller au-delà du simple PDF envoyé par mail, pour recourir à une solution de signature électronique répondant aux standards eIDAS.

Acteurs concernés par la signature électronique du bail

La signature électronique implique plusieurs intervenants :

• Le bailleur particulier qui initie le bail, paramètre le parcours de signature et conserve les documents.
• L’agence immobilière ou l’administrateur de biens, lorsqu’un mandat de gestion est confié, qui agit au nom du propriétaire et utilise généralement une plateforme dédiée.
• Le ou les locataires, qui signent le bail à distance, parfois depuis l’étranger.
• Le garant (caution), qui signe un acte de cautionnement distinct, souvent via un parcours électronique séparé.

En pratique, la plateforme de signature électronique sert de tiers technique : elle ne remplace pas le contrat, mais sécurise sa conclusion et la preuve de la signature.

Cadre légal de la signature électronique d’un bail de location

Rappel du Code civil et du règlement eIDAS en 2025

Le cadre principal repose sur :

• Le règlement (UE) n°910/2014 eIDAS, qui encadre au niveau européen les services de confiance, dont la signature électronique.
• Les articles 1366 et 1367 du Code civil, qui assimilent l’écrit électronique à l’écrit papier et encadrent la signature électronique dès lors qu’elle permet d’identifier la personne et garantit l’intégrité de l’acte.

Ces textes ne visent pas spécifiquement le bail d’habitation, mais s’appliquent à tous les contrats civils et commerciaux, sauf exceptions prévues par la loi (par exemple certains actes notariés).

Les trois niveaux de signature électronique et leur portée

eIDAS distingue trois niveaux :

• Signature électronique simple : niveau de base (clic d’acceptation, signature dessinée sur écran, etc.). Sa force probante dépend des preuves associées (journal de signature, adresses mail, IP…).
• Signature électronique avancée : permet d’identifier le signataire de manière plus robuste et lie techniquement la signature au document (certificat électronique nominatif, scellé…).
• Signature électronique qualifiée : niveau le plus élevé, basé sur un certificat qualifié délivré par un prestataire de services de confiance qualifié. Elle bénéficie d’une présomption de fiabilité renforcée.

Pour un bail d’habitation, la plupart des plateformes utilisent une signature dite “avancée” ou “avancée avec authentification renforcée”, qui offre un bon compromis entre simplicité et sécurité juridique.

Conditions pour que le bail électronique ait la même valeur qu’un bail papier

Pour que le bail signé en ligne soit pleinement opposable, plusieurs conditions doivent être réunies :

• Identification du signataire : adresse email, numéro de téléphone, éventuellement pièce d’identité ou vérification documentaire via la plateforme.
• Consentement clair : le parcours doit permettre au locataire et au bailleur de lire le bail avant de signer, et de matérialiser leur accord (clic explicite, code SMS…).
• Intégrité du document : le bail doit être figé au moment de la signature, puis scellé pour empêcher toute modification ultérieure.
• Traçabilité : la solution doit générer un journal d’événements (qui a signé, quand, à partir de quelle adresse IP, etc.).

En cas de litige, ces éléments techniques permettront de démontrer devant le juge la réalité de la signature et le contenu exact du bail au moment de l’engagement.

Délais de rétractation et particularités selon le type de location

La signature électronique ne crée pas de nouveau délai de rétractation spécifique. Les règles restent celles applicables au type de bail :

• Location vide ou meublée résidence principale : en principe, pas de délai de rétractation général après signature du bail, sauf cas spécifiques (par exemple démarchage à domicile ou hors établissement pouvant impliquer le droit de rétractation du consommateur).
• Bail mobilité : règles particulières de durée, mais signature électronique possible selon les mêmes principes.
• Location saisonnière ou de courte durée : signature électronique également possible, mais il convient de prévoir des conditions d’annulation et de résiliation très claires.

En cas de contexte particulier (signature à la suite d’un démarchage, bailleur professionnel, etc.), un examen attentif des règles de protection du consommateur et des fiches service-public.fr s’impose.

Parcours complet de signature d’un bail de location en ligne

Préparation d’un modèle de bail conforme à la loi ALUR

Avant même de parler de signature électronique, le contenu du bail doit être irréprochable. La loi ALUR impose un bail type, avec des clauses obligatoires et l’interdiction de certaines clauses abusives.

• Utiliser un modèle de bail actualisé (logement vide, meublé, bail mobilité…).
• Vérifier les mentions essentielles : identité des parties, adresse du logement, surface habitable (loi Boutin), loyer, charges, dépôt de garantie, durée du bail, révision du loyer…
• Adapter le modèle aux spécificités locales (zones d’encadrement des loyers, par exemple à Paris ou Lille).

Un bail numérique mal rédigé restera fragile, même signé électroniquement. La sécurité juridique commence donc par le contenu du contrat.

Constitution des pièces pour bailleur, locataire et garant

Les pièces justificatives ne disparaissent pas avec la dématérialisation. Elles sont simplement numérisées :

• Pour le bailleur : justificatif de propriété, pièce d’identité, éventuellement mandat de gestion si une agence intervient.
• Pour le locataire : pièce d’identité, justificatifs de revenus, contrat de travail ou attestation d’employeur, derniers avis d’imposition, etc.
• Pour le garant : mêmes documents, plus souvent un justificatif de domicile.

Ces pièces peuvent être téléversées sur la plateforme de gestion ou échangées par mail, mais restent soumises aux règles de protection des données (RGPD). Il est recommandé d’éviter de demander des documents interdits (relevés de compte, dossier médical, etc.), conformément aux listes officielles disponibles sur service-public.fr.

Création du bail numérique et ajout des annexes obligatoires

Une fois les données rassemblées, le bailleur crée le bail numérique :

• Remplissage du modèle (sur une solution de gestion locative ou dans un éditeur de texte, puis conversion en PDF).
• Ajout des annexes obligatoires : diagnostics techniques, notice d’information, extrait du règlement de copropriété, récapitulatif des charges, etc.
• Vérification minutieuse : l’ensemble sera figé au moment de la signature.

La plupart des solutions de signature permettent d’intégrer toutes les annexes dans un même “dossier” de signature afin de prouver que le locataire en a bien eu connaissance.

Envoi de la demande de signature électronique aux différentes parties

Le bailleur ou l’agence importe ensuite le bail et les annexes dans la plateforme de signature, puis :

• renseigne les coordonnées des signataires (emails, numéros de téléphone),
• définit l’ordre de signature (bailleur d’abord, ou locataire d’abord, puis garant, etc.),
• ajoute éventuellement un message explicatif pour rassurer les signataires.

Chaque personne reçoit un lien unique, envoyé par email ou SMS, lui permettant de consulter le bail et de signer. Des relances automatiques sont souvent proposées pour les signataires en retard.

Déroulement concret de la signature en ligne côté locataire

Pour le locataire, le parcours type est le suivant :

1. Ouverture du lien reçu par email ou SMS.
2. Affichage du bail et des annexes, avec possibilité de les télécharger.
3. Validation de la lecture, puis accès à la page de signature.
4. Réception d’un code à usage unique (OTP) par SMS ou email.
5. Saisie du code, puis validation définitive de la signature.

Selon les solutions, l’interface peut proposer un “gribouillis” de signature sur écran, mais l’élément réellement probant reste le mécanisme d’identification (email, téléphone, code OTP) associé au document scellé.

Validation, horodatage et archivage du bail signé

Une fois tous les signataires passés par le parcours, la plateforme :

• génère une version finale et figée du bail,
• appose un horodatage attestant de la date et de l’heure exactes de la signature,
• met à disposition un certificat ou un rapport de signature retraçant toutes les étapes,
• archive le document dans un espace sécurisé, parfois dans un coffre-fort numérique.

Le bailleur doit télécharger et conserver localement :

• le bail signé (PDF scellé),
• le fichier ou rapport de preuve fourni par la plateforme.

En cas de litige (contestation de signature, discussion sur la date de prise d’effet), ces éléments seront déterminants.

Documents annexes pouvant être signés électroniquement

Dossier de diagnostic technique (DDT)

Le DDT comprend notamment le DPE, les diagnostics électricité et gaz, le constat de risque d’exposition au plomb, l’état des risques (ERP), etc. Ces documents sont généralement produits et transmis au format numérique par les diagnostiqueurs.

Ils peuvent être :

• soit simplement annexés au bail, sans signature individuelle,
• soit inclus dans le parcours de signature pour accuser réception.

L’important est de pouvoir prouver que le locataire les a bien reçus avant de signer le bail.

Acte de caution solidaire et signature électronique

L’acte de cautionnement est particulièrement sensible, car il engage fortement la personne qui se porte caution. La loi autorise désormais la signature électronique de l’acte de caution, sous réserve que :

• le garant ait pu prendre connaissance du texte intégral de son engagement,
• toutes les mentions obligatoires soient parfaitement intégrées et lisibles,
• la solution de signature permette de prouver formellement son consentement (identification, horodatage, journal d’événements).

Une procédure mal paramétrée (texte tronqué, parcours peu clair, identification insuffisante) peut fragiliser la validité de l’acte de caution. Pour ce point précis, un recours à des modèles à jour et, si besoin, à un conseil juridique spécialisé reste recommandé.

État des lieux d’entrée et de sortie

L’état des lieux peut être :

• rédigé et signé sur tablette avec signature électronique,
• rempli au format papier et scanné après signature manuscrite.

La signature électronique présente un intérêt particulier en cas de remise des clés à distance, ou lorsque le bailleur ne peut se déplacer. L’essentiel reste que :

• le document soit précisément daté,
• les signatures de toutes les parties soient clairement identifiables,
• toute modification après signature donne lieu à un nouvel accord (avenant électronique ou nouvelle version).

Autres documents du dossier de location

D’autres pièces peuvent être intégrées au parcours de signature ou simplement communiquées :

• extrait du règlement de copropriété,
• notice d’information obligatoire sur les droits et obligations des parties,
• engagements particuliers (autorisation d’animaux, travaux prévus, etc.),
• quittances de loyer, qui peuvent ensuite être dématérialisées mais n’exigent pas de signature électronique systématique.

La dématérialisation n’est pas une obligation pour toutes les pièces, mais plus les documents sont centralisés et tracés, plus la gestion locative devient sécurisée et fluide.

Avantages concrets du bail en ligne pour un propriétaire

Gain de temps de l’accord au jour de l’entrée

La signature électronique évite :

• les allers-retours postaux de baux imprimés,
• les rendez-vous en présentiel difficiles à caler,
• les retards de signature qui repoussent l’entrée dans les lieux.

Cas typique : un locataire en mobilité professionnelle signe depuis une autre ville, voire depuis l’étranger, quelques jours avant son arrivée. Le bailleur peut organiser l’état des lieux en ayant la certitude que le contrat est déjà formalisé.

Simplification administrative et réduction des erreurs

De nombreuses plateformes intègrent des modèles conformes à la loi ALUR, avec :

• des champs à remplir obligatoires (surface, montant du dépôt de garantie, loyer hors charges, charges),
• des contrôles sur certaines valeurs (plafond de loyer dans les zones soumises à encadrement),
• la suppression automatique de clauses interdites ou obsolètes.

Cela limite les omissions fréquentes (par exemple, oubli de mentionner la surface habitable ou l’indice de référence des loyers), qui peuvent être sources de contestations ou de demandes de réduction de loyer.

Traçabilité, preuve et sécurité juridique renforcée

En cas de litige, un bail signé électroniquement offre :

• un document figé, dont toute modification ultérieure est détectable,
• un rapport de signature détaillant la chronologie des événements,
• des éléments techniques (certificat, empreinte numérique, adresses IP) difficiles à contester.

À l’inverse, un bail signé “à l’ancienne” et scanné peut être discuté (qualité de la copie, date réelle de signature, altérations possibles du document…).

Expérience locataire plus fluide, y compris à distance

Pour un locataire, signer depuis un smartphone ou un ordinateur est plus simple que d’imprimer, signer, scanner ou poster un document. Cette fluidité contribue à :

• réduire les désistements de dernière minute,
• sécuriser la réservation du logement plus tôt,
• faciliter la gestion en cas de colocation (signatures multiples, garants différents).

Un parcours moderne et clair rassure également sur le sérieux du bailleur, à condition de bien expliquer le processus.

Pièges fréquents lors de la signature d’un bail en ligne

Erreurs classiques dans le contrat de location

La digitalisation ne corrige pas automatiquement toutes les imprécisions. Quelques erreurs souvent rencontrées :

• surface habitable erronée ou non mentionnée,
• clauses interdites (visites imposées sans préavis, pénalités disproportionnées, obligation d’assurance auprès d’un assureur imposé, etc.),
• louers dépassant les plafonds dans les zones d’encadrement,
• omission des diagnostics techniques, notamment du DPE.

En cas de doute, une vérification via les fiches officielles sur service-public.fr est recommandée, voire un avis professionnel pour un premier bail.

Risques liés aux plateformes non conformes

Le recours à une solution de signature non conforme au cadre eIDAS expose à plusieurs risques :

• contestation de la signature par un locataire de mauvaise foi,
• absence de certificat de signature ou de journal d’événements exploitable,
• impossibilité de prouver l’intégrité du bail.

Une solution “maison” consistant à envoyer un PDF par mail et à demander au locataire de coller une image de sa signature n’offre pas les mêmes garanties qu’une véritable signature électronique.

Confusion entre vraie signature électronique et simple scan

Une signature manuscrite scannée et intégrée dans un PDF n’est pas, en soi, une signature électronique sécurisée. En pratique, un juge pourra l’accepter comme élément de preuve, mais :

• l’identité du signataire sera plus difficile à établir,
• le bail sera plus facilement contestable,
• l’intégrité du document ne sera pas garantie.

La signature électronique au sens juridique implique un lien technique entre le signataire et le document, ainsi qu’un mécanisme de sécurisation (certificat, empreinte, horodatage).

Ordre de la signature et remise des clés

Le bon ordre des opérations est essentiel :

• le bail doit être complètement signé par toutes les parties avant la remise des clés,
• le dépôt de garantie et éventuellement le premier loyer peuvent être demandés après la signature du bail (ou concomitamment, via un virement traçable),
• l’état des lieux d’entrée se fait une fois le bail signé, juste avant ou au moment de la remise des clés.

Remettre des clés avant d’avoir un bail signé, même en se fiant à un simple échange de mails, crée une situation juridiquement fragile en cas de désaccord ultérieur.

Signature d’un bail par mail, PDF ou procuration

Validité d’un simple échange de mails

Un échange d’emails peut, dans certains cas, valoir commencement de preuve d’un accord (offre, acceptation). Cependant, l’absence de véritable signature électronique structurée rend la situation incertaine en cas de litige.

Pour un bail d’habitation, mieux vaut éviter de se contenter d’un “oui par mail” ou d’une simple mention “lu et approuvé” écrite dans le corps du message. Un parcours de signature électronique offre une sécurité juridique nettement supérieure.

Signature sur PDF : clic, scan, dessin…

Différents procédés sont parfois utilisés :

• signature dessinée à la souris dans un logiciel de PDF,
• signature manuscrite scannée puis collée dans le document,
• case à cocher “j’accepte le contrat”.

Ces méthodes peuvent constituer des éléments de preuve, mais ne fournissent pas, à elles seules, les garanties d’une signature électronique avancée conforme à eIDAS (journal d’événements, certificat, horodatage, scellé du document).

Usage de la procuration pour une signature à distance

Lorsqu’un bailleur ou un locataire ne peut pas signer lui-même (long voyage, hospitalisation…), il peut donner procuration à un tiers pour signer à sa place, y compris par voie électronique, à condition que :

• la procuration soit écrite, datée et signée,
• le mandataire agisse strictement dans les limites de la mission confiée (par exemple, signer uniquement le bail convenu, sans en modifier les termes).

Une procuration peut elle-même être signée électroniquement, sous réserve de respecter les mêmes exigences d’identification et d’intégrité.

Cas pratiques : locataire à l’étranger, bailleur indisponible

Quelques situations fréquentes :

• Locataire à l’étranger : la signature électronique simplifie grandement la procédure, à condition que l’accès au SMS ou à l’email soit possible. Il convient de vérifier que le numéro international est accepté par la plateforme.
• Bailleur vivant loin du bien : la signature électronique évite de se déplacer juste pour signer un bail. En cas de gestion confiée à une agence, celle-ci peut signer pour le compte du bailleur sur la base d’un mandat écrit.
• Signature décalée entre colocataires : certaines solutions permettent de suivre l’avancement et de n’acter la finalisation du bail que lorsque tous les colocataires et leurs garants ont signé.

Création et utilisation d’une signature électronique pour un bail

Premiers pas pour créer une signature électronique

Pour un bailleur particulier, il n’est pas nécessaire de créer à l’avance une “signature électronique personnelle” comme on créerait une adresse mail. En pratique, la création se fait au moment de la première utilisation de la plateforme :

• inscription sur un service de signature électronique ou via un logiciel de gestion locative,
• validation de l’adresse email et du numéro de téléphone,
• éventuellement, dépôt d’une pièce d’identité selon le niveau de sécurité choisi par le prestataire.

Chaque nouvelle signature s’appuiera ensuite sur cet “identifiant numérique” (email, téléphone, voire certificat nominatif pour les solutions plus avancées).

Signature depuis smartphone, tablette ou ordinateur

La plupart des solutions sont accessibles :

• via un navigateur web (Chrome, Firefox, Safari, etc.),
• ou via une application mobile.

Le processus reste identique : réception d’un lien, consultation du bail, validation de la signature. Il convient simplement de veiller à :

• disposer d’une connexion internet stable,
• utiliser un équipement sécurisé (éviter les ordinateurs publics pour des documents sensibles).

Code SMS, lien sécurisé et double authentification

Dans la pratique, le niveau de sécurité repose souvent sur une double étape :

• un lien individuel envoyé à l’adresse email déclarée,
• un code à usage unique (OTP) envoyé par SMS ou, parfois, par email séparé.

Ce mécanisme limite les risques qu’une autre personne signe à la place du titulaire du compte, même si le niveau de protection n’égalera jamais un contrôle d’identité en face à face. Pour des enjeux financiers significatifs (loyers élevés, cautions importantes), il peut être pertinent de privilégier une solution offrant une identification renforcée.

Bonnes pratiques pour sécuriser son compte et ses signatures

Pour réduire les risques de fraude ou d’usurpation d’identité :

• choisir un mot de passe unique et robuste pour la plateforme,
• ne pas partager son code SMS ou ses accès avec un tiers,
• mettre à jour régulièrement ses coordonnées (email, téléphone),
• éviter les signatures hâtives sur des appareils non sécurisés.

En cas de suspicion d’usurpation (signature réalisée sans consentement, réception de notifications inattendues), il convient de contacter immédiatement la plateforme, de conserver tous les échanges et, si besoin, d’envisager un dépôt de plainte.

Vérifier et valider la signature électronique d’un bail

Éléments techniques à contrôler

Lors de la réception d’un bail signé électroniquement, quelques points peuvent être vérifiés :

• présence d’un certificat de signature ou d’un rapport de preuve,
• horodatage visible dans les propriétés du PDF ou dans le rapport,
• mentions sur l’intégrité du document (scellé, absence de modification après signature),
• identité affichée du signataire (nom, prénom, parfois email ou téléphone masqué).

Certains lecteurs de PDF permettent de visualiser le statut de la signature (valide, expirée, document modifié…).

Contrôle de l’authenticité d’une signature électronique reçue

Pour vérifier que la signature est bien authentique :

• ouvrir le document avec un lecteur compatible (Adobe Acrobat Reader, par exemple),
• accéder au panneau “signature” ou “certificat”,
• vérifier le message de validation (“signature valide”, “document non modifié depuis la signature”).

En cas de doute sur un document (par exemple, un PDF modifié après signature), il est possible de demander à la plateforme de signature une copie du rapport d’audit ou de contacter son support.

Conservation et archivage du bail signé en ligne

En matière locative, il est prudent de conserver le bail et ses annexes pendant toute la durée de la location, puis plusieurs années après sa fin, en raison des délais de prescription applicables (souvent trois ans pour les actions en paiement de loyers, mais davantage pour certains contentieux).

Bonnes pratiques :

• archiver le bail signé et le rapport de signature dans au moins deux emplacements distincts (ordinateur + cloud sécurisé ou disque externe),
• s’assurer que la plateforme de signature propose un archivage de long terme et des options d’export faciles.

Des solutions de coffre-fort numérique peuvent être envisagées pour les baux, états des lieux, quittances et principaux échanges.

Réaction en cas de contestation ou de suspicion de fraude

Si un locataire affirme ne pas avoir signé le bail, ou si un garant conteste son engagement, la stratégie consiste généralement à :

• récupérer le bail signé et le rapport de preuve complet auprès de la plateforme,
• analyser les données techniques (adresses IP, dates, heures, numéros de téléphone utilisés),
• conserver tous les emails et SMS échangés avec les parties,
• envisager une consultation juridique pour évaluer les chances d’opposabilité devant un juge.

En parallèle, en cas de fraude manifeste (usurpation d’identité, faux garant), un signalement aux autorités compétentes (police, gendarmerie) peut être nécessaire.

Coût et choix d’une solution de signature électronique pour bail

Possibilités de signature électronique gratuite en 2025

Certains prestataires proposent des formules gratuites limitées (nombre de signatures par mois, fonctionnalités réduites). Ces offres peuvent dépanner pour un usage ponctuel, mais :

• les niveaux de sécurité et d’archivage peuvent être restreints,
• le support client est parfois minimal,
• les conditions d’utilisation peuvent évoluer rapidement.

Pour un bailleur gérant peu de biens, des solutions payantes mais abordables (forfaits mensuels ou à l’acte) sont souvent plus adaptées.

Limites des solutions de signature gratuites

Les principaux points de vigilance concernant les offres gratuites sont :

• absence de certificat conforme aux standards eIDAS,
• durée de conservation limitée, voire suppression possible des documents après un certain délai,
• aucune garantie de réversibilité (difficulté à récupérer tous les baux signés si le service ferme).

Pour un propriétaire, la question n’est pas seulement le coût immédiat, mais la capacité à produire, plusieurs années plus tard, des preuves solides en cas de litige.

Critères de choix d’une plateforme pour un bailleur particulier ou une agence

Quelques critères concrets pour sélectionner une solution :

• respect du règlement eIDAS et mention claire du type de signature utilisé (simple, avancée, qualifiée),
• présence de modèles de bail conformes à la loi ALUR, régulièrement mis à jour,
• gestion de plusieurs signataires (colocation, garants),
• intégration des annexes obligatoires dans le même parcours de signature,
• fonctionnalités de suivi (qui a signé, qui est en attente),
• archivage sécurisé et possibilité d’export des baux et rapports de signature,
• conformité au RGPD (politique de confidentialité claire, hébergement des données dans l’UE, etc.).

Fonctionnalités clés à exiger pour sécuriser un bail

Pour un usage locatif, les fonctionnalités suivantes sont particulièrement utiles :

• signature avec code SMS pour tous les signataires,
• horodatage certifié,
• rapport de preuve détaillé téléchargeable,
• possibilité de relancer automatiquement les signataires,
• gestion des avenants à signer électroniquement en cas de modification du bail (ajout d’un colocataire, changement de loyer autorisé, etc.).

Questions fréquentes sur le bail en ligne et la signature électronique en 2025

Comment vérifier qu’un bail signé électroniquement est juridiquement valide ?

Un bail signé électroniquement est en principe valide s’il remplit trois conditions :

• le signataire est clairement identifié (email, téléphone, éventuellement pièce d’identité),
• le bail n’est plus modifiable après signature (document scellé, absence d’alerte de modification),
• la plateforme fournit un rapport de signature mentionnant la date, l’heure, l’adresse IP et les événements de signature.

La consultation des propriétés du PDF (statut de la signature) et du rapport de preuve fourni par la plateforme permet de s’en assurer. En cas de doute, l’avis d’un professionnel du droit peut être utile.

Est-il possible d’annuler un bail signé par signature électronique ?

Une fois signé, un bail électronique produit les mêmes effets qu’un bail papier. L’annulation n’est possible que dans les cas prévus par la loi ou par le contrat lui-même (nullité pour vice du consentement, clause résolutoire, résolution amiable, etc.).

La signature électronique ne crée pas un “droit à l’essai”. Sauf contexte particulier (par exemple, démarchage au domicile du locataire, où le droit de rétractation du consommateur pourrait s’appliquer), la signature engage définitivement les parties. En cas de désaccord, une solution amiable ou un conseil juridique doivent être recherchés rapidement.

Que faire si une partie refuse la signature électronique à distance ?

Rien n’oblige, à ce jour, un locataire ou un bailleur à accepter la signature électronique. En cas de refus :

• le bail peut être signé en présentiel sur papier,
• un envoi postal avec retour du bail signé peut être organisé,
• une procuration peut être envisagée pour permettre à une autre personne de signer en son nom.

Dans la pratique, expliquer clairement le fonctionnement et la valeur juridique de la signature électronique permet souvent de lever les réticences.

La signature électronique remplace-t-elle complètement le bail papier ?

La signature électronique n’interdit pas d’imprimer le bail. Il est même conseillé de conserver une copie papier pour plus de confort de lecture, tout en gardant à l’esprit que la version de référence reste le fichier numérique scellé.

Chaque propriétaire peut donc choisir :

• soit un bail 100 % électronique (création, signature, archivage),
• soit un bail électronique signé en ligne puis imprimé pour archivage,
• soit, de manière plus traditionnelle, un bail entièrement papier.

Quel type de signature électronique privilégier pour un bail d’habitation ?

Pour un bail d’habitation, une signature électronique dite “avancée”, associée à un code d’authentification (SMS, par exemple) et à un horodatage certifié, constitue aujourd’hui un standard satisfaisant.

Une simple signature “dessinée” sur un écran, sans preuve technique solide, sera en revanche beaucoup plus fragile en cas de contestation. Le choix du niveau de signature doit tenir compte de l’enjeu financier (montant du loyer, durée, importance de l’engagement du garant).

Que se passe-t-il si une erreur est découverte après signature du bail électronique ?

Si une erreur purement matérielle (faute de frappe, inversion d’un chiffre) est découverte, une solution consiste généralement à établir un avenant au bail, lui-même signé électroniquement, qui rectifie l’erreur.

En revanche, si l’erreur porte sur un élément essentiel (montant du loyer, durée, identité du locataire) et remet en cause l’accord initial, une discussion plus approfondie s’impose. Le bail pourra, selon les cas, nécessiter une nouvelle signature ou une renégociation, voire une analyse juridique plus poussée.