Guide pratique pour numériser et sécuriser votre dossier locataire : outils et bonnes pratiques

Constituer un dossier de location solide, lisible et sécurisé devient un vrai atout pour décrocher un logement, surtout dans les grandes villes. La bonne nouvelle, c’est qu’il existe aujourd’hui des outils gratuits de l’État, comme DossierFacile et FiligraneFacile, pour numériser, organiser et protéger ses documents sans se prendre la tête.

Ce guide détaille comment numériser et sécuriser son dossier locataire, étape par étape : quels documents fournir, comment les scanner, comment utiliser DossierFacile pour centraliser et partager son dossier, et quelles bonnes pratiques adopter pour éviter les arnaques et l’usurpation d’identité.

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DossierFacile, le dossier de location numérique de l’État

Présentation de DossierFacile et de son objectif

DossierFacile est un service public en ligne géré par les services de l’État (ministère chargé du Logement). Il permet de créer gratuitement un dossier de location numérique complet, vérifié et prêt à être partagé avec des propriétaires ou des agences.

Le principe est simple : les documents du dossier locataire sont téléversés sur la plateforme, une équipe les vérifie (lisibilité, cohérence, conformité à la réglementation), puis un lien unique de partage est généré. Ce lien renvoie vers un dossier propre, structuré, avec des documents au format numérique lisible.

Un service public 100 % gratuit et sécurisé

DossierFacile est :

• Gratuit : aucun abonnement, aucune option payante.
• Officiel : il fait partie des services publics numériques soutenus par l’État français.
• Conforme au RGPD : les données sont traitées comme des données personnelles sensibles, avec des durées de conservation limitées et des accès restreints.

La plateforme applique les textes français et européens sur la protection des données. Pour vérifier ces points en détail, il est recommandé de consulter la politique de confidentialité et les mentions légales de DossierFacile, ainsi que les ressources officielles sur cnil.fr.

Profils de locataires et de bailleurs concernés

DossierFacile s’adresse à presque tous les profils :

• Étudiants (avec garant, Visale ou aides au logement).
• Salariés (CDI, CDD, intérim, alternance).
• Travailleurs indépendants (auto-entrepreneurs, freelances, professions libérales).
• Demandeurs d’emploi avec ressources (allocations, garants, épargne, etc.).
• Retraités (pensions, rentes, revenus fonciers).
• Colocataires, chacun pouvant avoir son propre dossier, ou un dossier commun.

Pour les bailleurs (propriétaires particuliers ou agences), l’intérêt est d’accéder à un dossier standardisé, plus simple à comparer et plus fiable qu’un envoi de pièces éparpillées par mail.

Différences entre DossierFacile et les plateformes privées

Il existe de nombreuses plateformes privées qui proposent de gérer les dossiers locataires. La grosse différence avec DossierFacile :

• Finalité : DossierFacile n’a pas d’objectif commercial, ne revend pas les données et ne propose pas de services payants annexes.
• Cadre légal : en tant que service public, il est soumis à un niveau d’exigence élevé sur la protection des données et la sécurité.
• Neutralité : pas de mise en avant de partenaires commerciaux, ni de sélection de candidats en fonction de critères non autorisés.

Cela n’empêche pas d’utiliser d’autres outils (coffre-fort numérique, cloud sécurisé), mais pour la constitution et le partage d’un dossier de location, DossierFacile reste la référence publique.

Raisons de passer à un dossier de location numérique

Limites et risques des envois classiques

Envoyer son dossier par mail avec 20 pièces jointes, l’imprimer en 50 pages ou le transmettre sur des messageries type SMS/WhatsApp, c’est :

• Galère pour le bailleur : pièces en vrac, fichiers qui ne s’ouvrent pas, documents en double.
• Risque pour le locataire : diffusion incontrôlée des documents, transferts multiples de mail en mail, stockage dans des boîtes mails non sécurisées.
• Problèmes de lisibilité : photos floues, documents tronqués, fichiers trop lourds qui n’arrivent jamais.

En cas de piratage d’une boîte mail ou de fuite de données chez un intermédiaire peu sérieux, toutes les infos sensibles (identité, revenus, adresse, parfois RIB) peuvent être exploitées pour des escroqueries ou de l’usurpation d’identité.

Intérêt du numérique pour le locataire

Un dossier locataire numérique bien construit permet :

• Un gain de temps : une fois le dossier créé, il peut être utilisé pour plusieurs candidatures sans tout recommencer.
• Une meilleure image : un dossier clair, structuré, donne une impression de sérieux et de fiabilité.
• Une meilleure protection : grâce au filigrane, à l’anonymisation partielle de certaines infos et au partage via un simple lien contrôlable.

Cas concret : un locataire en recherche à Lyon prépare son dossier sur DossierFacile. Il postule à dix annonces en une semaine et n’envoie à chaque bailleur qu’un lien unique, qu’il peut désactiver après sélection du logement retenu. Ses pièces ne traînent pas dans toutes les boîtes mail.

Avantages pour le propriétaire ou l’agence

Pour le bailleur, un dossier numérique bien structuré c’est :

• Une lecture simplifiée : documents triés, nommés, souvent fusionnés par catégorie (salaires, impôts, etc.).
• Moins de litiges : les pièces obligatoires sont présentes et à jour, ce qui limite les allers-retours et les malentendus.
• Une vérification plus fiable : DossierFacile effectue déjà un premier niveau de contrôle de cohérence.

Cela ne dispense pas le bailleur de vérifier lui-même, mais le processus est clairement fluidifié.

Impact sur les chances d’obtenir un logement

Dans un marché tendu, le fond du dossier (niveau de revenus, stabilité) reste déterminant. Mais la forme compte aussi :

• Un dossier complet et lisible arrive souvent en tête, car il rassure et fait gagner du temps au bailleur.
• Un dossier mal scanné, incomplet ou illégal (pièces manquantes, documents flous) peut être mis de côté, même si la solvabilité est correcte.

Du coup, travailler la numérisation, la présentation et la sécurité de son dossier, c’est se donner un avantage concret par rapport à d’autres candidats.

Création et sécurisation de son compte DossierFacile

Conditions préalables et documents à préparer

Avant de se lancer sur DossierFacile, mieux vaut rassembler les pièces principales (au format papier ou déjà numérique) :

• Pièce d’identité (CNI, passeport, titre de séjour).
• Justificatifs de revenus récents (généralement les 3 derniers).
• Dernier avis d’imposition.
• Contrat de travail ou attestation d’employeur, ou justificatifs de situation (étudiant, indépendant, retraité…).
• Justificatif de domicile actuel.
• Documents du garant si besoin (identité, revenus, situation professionnelle, avis d’imposition).

La liste exacte des documents autorisés est encadrée par la loi. Elle figure sur service-public.fr. Un bailleur n’a pas le droit d’exiger des documents interdits (relevés de compte bancaire, dossier médical, casier judiciaire, etc.).

Inscription sur la plateforme DossierFacile

Sur le site officiel DossierFacile, le parcours est généralement le suivant (les écrans peuvent légèrement évoluer) :

1. Cliquer sur « Créer un compte ».
2. Renseigner une adresse mail valide et créer un mot de passe robuste.
3. Valider le mail de confirmation reçu (vérifier les spams si besoin).
4. Compléter le profil : identité, situation professionnelle, ressources, composition du foyer, présence ou non d’un garant.

Attention aux faux sites qui imitent les services publics : l’URL doit être en https et correspondre au site officiel (cadenas dans la barre d’adresse, nom de domaine crédible, pas de fautes grossières sur la page).

Connexion et gestion de l’espace personnel

Une fois le compte créé, l’espace personnel permet de :

• Ajouter, modifier, supprimer des documents.
• Suivre l’état de validation du dossier (en cours de vérification, validé, à corriger).
• Générer et gérer le lien de partage à transmettre aux bailleurs.

En cas de changement de situation (nouvel emploi, nouvelle adresse, augmentation de revenus), il est possible de mettre à jour les documents, même après une première validation.

Bonnes pratiques pour sécuriser l’accès à son compte

Quelques réflexes simples permettent de limiter les risques d’accès non autorisé :

• Utiliser un mot de passe long (au moins 12 caractères) avec lettres, chiffres et caractères spéciaux.
• Éviter de réutiliser le même mot de passe que pour d’autres services (messagerie, réseaux sociaux, etc.).
• Se déconnecter après usage sur un ordinateur partagé (fac à la bibliothèque, coworking, PC d’un proche).
• Ne jamais communiquer ses identifiants à un bailleur, une agence ou un « conseiller ».

En cas de suspicion de piratage (connexion inconnue, mails de réinitialisation non demandés), il est recommandé de changer immédiatement le mot de passe et de contacter l’assistance de DossierFacile.

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Documents à fournir pour un dossier locataire complet

Pièces d’identité acceptées et règles à respecter

Les pièces d’identité suivantes sont généralement acceptées :

• Carte nationale d’identité (recto-verso).
• Passeport (pages d’identification).
• Titre de séjour en cours de validité.

Quelques points de vigilance :

• Le document doit être entier, non tronqué, toutes les informations lisibles.
• Aucune retouche ne doit masquer ou modifier des éléments officiels.
• La durée de validité doit être respectée (pièce périmée = risque de refus du dossier).

Justificatifs de revenus généralement demandés

Selon la situation, les principaux justificatifs autorisés sont (liste non exhaustive) :

• Salariés : 3 derniers bulletins de salaire, éventuellement attestation de l’employeur.
• Indépendants : derniers bilans, déclaration 2035/2031, avis d’imposition récent.
• Étudiants : justificatifs de bourse, ressources personnelles, dossier du garant.
• Retraités : justificatifs de pension, de rente, éventuellement revenus fonciers.
• Tous profils : dernier avis d’imposition (ou de non-imposition).

Un bailleur n’a pas le droit d’exiger un relevé de compte bancaire ni de consulter des opérations détaillées, même pour « vérifier la gestion » du candidat. Ce type de demande est contraire à la réglementation (voir service-public.fr).

Justificatifs de situation professionnelle selon le profil

Les documents attendus varient selon la situation :

• CDI : contrat de travail ou attestation de l’employeur mentionnant la date d’embauche et la nature du contrat.
• CDD / Intérim : contrats ou missions récentes, éventuellement attestation de l’agence d’intérim.
• Alternance : contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, plus bulletins de salaire.
• Indépendant : extrait Kbis ou inscription URSSAF, déclaration de revenus professionnelle, avis d’imposition.
• Étudiant : certificat de scolarité ou carte étudiante, parfois justificatif d’inscription future.
• Retraité : justificatif de pension ou de retraite de base et complémentaire.

Justificatifs de domicile et documents complémentaires

Pour prouver son domicile actuel, plusieurs options existent :

• Quittances de loyer récentes.
• Facture d’électricité, de gaz, d’eau, de box internet de moins de 3 mois.
• Attestation d’hébergement signée, accompagnée du justificatif de domicile de l’hébergeant.

Des éléments complémentaires peuvent aussi être utiles (mais pas toujours obligatoires) :

• Attestation de droits à la CAF ou simulation d’aide au logement.
• Garantie Visale si éligible (voir visale.fr).

Documents relatifs au garant

En pratique, beaucoup de bailleurs demandent un garant (sauf si Visale ou garantie loyers impayés côté bailleur). Le dossier du garant reprend les mêmes catégories de pièces :

• Pièce d’identité valide.
• Justificatifs de revenus (salaires, pensions, revenus fonciers, etc.).
• Dernier avis d’imposition.
• Justificatif de domicile.

Les documents du garant sont tout aussi sensibles que ceux du locataire. Ils doivent être numérisés et partagés avec les mêmes précautions (filigrane, anonymisation partielle si possible, envoi via un canal sécurisé).

Remplissage et optimisation de son dossier sur DossierFacile

Téléversement des documents : formats, taille, qualité

Pour numériser ses documents, plusieurs options sont possibles :

• Scanner classique (format PDF recommandé).
• Application de scan sur smartphone (Adobe Scan, Microsoft Lens, apps natives, etc.).
• Photo propre prise avec le téléphone, bien recadrée, sans ombre, sans reflet.

Bonnes pratiques côté fichiers :

• Privilégier le PDF pour les documents multipages (avis d’imposition, contrats, bilans).
• Utiliser JPG ou PNG pour les pièces courtes (CNI, facture), si nécessaire.
• Vérifier systématiquement la lisibilité : texte net, intégralement visible, pas de pages coupées.

Si un fichier est trop lourd, un outil de compression PDF en ligne ou logiciel peut le réduire, en veillant à conserver une qualité de lecture suffisante.

Informations personnelles et professionnelles à saisir

Au-delà du dépôt des fichiers, DossierFacile demande de remplir des champs (état civil, situation pro, revenus, composition du foyer). L’idéal est de :

• Saisir des informations exactes et cohérentes avec les pièces (mêmes orthographes, mêmes dates).
• Indiquer clairement les différents revenus si plusieurs sources (salaire + revenus fonciers + pension, par exemple).
• Préciser la présence d’un garant, de Visale ou d’un autre dispositif de garantie.

Structuration d’un dossier lisible et agréable à lire

Même dans un cadre numérique, la structure du dossier compte :

• Classer les documents par grandes catégories : identité, situation pro, revenus, impôts, domicile, garant.
• Fusionner, quand c’est pertinent, plusieurs pages en un seul PDF (par exemple les 3 derniers bulletins de salaire dans un même fichier).
• Adopter un noms de fichiers clairs : « NOM_Prénom_BulletinsSalaire_01-03_2025.pdf », plutôt que « scan_001.pdf ».

Pour les candidatures par mail (en dehors de DossierFacile), une courte première page récapitulative peut être utile : identité, situation, revenus, garant, avec une liste des pièces jointes.

Erreurs fréquentes qui bloquent la validation

Sur DossierFacile, les retours ou refus concernent souvent :

• Documents illisibles (flous, trop sombres, recoupés).
• Pièces incomplètes (page 2 de l’avis d’imposition manquante, recto sans verso de la CNI).
• Pièces obsolètes (vieux bulletins de salaire, facture de plus de 3 mois pour un justificatif de domicile).
• Documents non autorisés ou inutiles (relevés bancaires, certificats médicaux).

Rectifier ces points en amont permet d’éviter les allers-retours et d’obtenir une validation plus rapide.

Vérification du dossier par DossierFacile

Contrôles réalisés sur les justificatifs

DossierFacile effectue notamment des contrôles de :

• Lisibilité : texte clairement lisible, documents complets.
• Cohérence : correspondance entre les noms, adresses, montants, types de contrat.
• Conformité : respect de la liste des documents autorisés et absence de pièces interdites ou manifestement falsifiées.

Ce n’est pas un contrôle judiciaire ou fiscal, mais un filtrage sérieux pour garantir un minimum de fiabilité du dossier présenté au bailleur.

Délais moyens de vérification et suivi

Les délais peuvent varier selon les périodes (rentrée étudiante, fortes périodes de déménagement). En général, quelques jours ouvrés suffisent pour un dossier complet. L’état d’avancement est visible dans l’espace personnel, avec des messages en cas de pièces à corriger.

Motifs fréquents de non-conformité et solutions

Les principaux motifs de non-conformité sont :

• Documents manquants (par exemple avis d’imposition absent).
• Informations incohérentes (montants déclarés différents de ceux des bulletins).
• Pièces modifiées ou masquées de manière excessive.

La solution consiste généralement à :

• Ajouter les pièces demandées.
• Remettre des versions lisibles ou complètes.
• Expliquer une situation particulière (transition professionnelle, période sans revenus) si un champ le permet.

Différences avec une vérification d’agence

Une agence immobilière reste libre de :

• Demander un ordre de présentation particulier des documents.
• Appliquer ses propres critères de sélection (dans le respect du droit, sans discrimination illégale).
• Refuser un candidat malgré un dossier DossierFacile validé, si la solvabilité paraît insuffisante.

DossierFacile ne garantit donc pas un « droit au logement », mais propose un dossier plus propre et plus difficile à falsifier, ce qui rassure les agences sérieuses.

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Protection des documents de location et bonnes pratiques

Principes pour protéger ses documents de location

Un dossier locataire contient tout ce qu’il faut pour usurper une identité (nom, adresse, revenus, parfois RIB). Quelques principes s’imposent :

• Limiter la diffusion : n’envoyer le dossier qu’à des interlocuteurs identifiés (agence connue, propriétaire clairement identifié).
• Éviter les envois multiples en pièces jointes par mail, au profit de liens sécurisés (DossierFacile, coffre-fort numérique).
• Supprimer les accès ou les liens une fois la location conclue ou la candidature abandonnée.

Ne transmettre que des copies, jamais les originaux

Les originaux des documents (CNI, passeport, diplômes, actes d’état civil, avis d’imposition) restent toujours en possession du locataire. Un bailleur ne peut pas exiger la remise d’un original. Les copies numériques sont suffisantes et conformes à la pratique.

Repérer un site ou un interlocuteur fiable

Avant d’envoyer un dossier, quelques vérifications rapides évitent beaucoup de problèmes :

• URL en https avec cadenas.
• Nom de domaine cohérent (éviter les adresses exotiques ou pleines de fautes).
• Coordonnées complètes de l’agence ou du propriétaire (nom, numéro de téléphone, adresse postale).
• Raison sociale vérifiable d’une agence (via le registre du commerce, le site de l’agent immobilier, etc.).

Si une annonce semble trop belle ou que l’interlocuteur refuse toute visite avant envoi d’argent, l’alerte doit être maximale.

Refuser tout paiement avant visite et signature

En droit français, il est interdit de réclamer certains paiements avant la signature du bail (par exemple, une réservation payante d’un logement non visité, un « frais de dossier » suspect demandé par un particulier, etc.).

Les textes officiels sur service-public.fr et N20352 détaillent ce qui peut être demandé légalement (dépôt de garantie, premier loyer, etc.) et à quel moment. Demander un virement avant même la visite ou la signature du bail est typiquement le signe d’une arnaque.

Filigrane, anonymisation et sécurisation avant envoi

Intérêt du filigrane sur les documents de location

Le filigrane consiste à ajouter un texte semi-transparent sur un document (par exemple « Dossier locatif – Usage exclusif M. Dupont – Agence X – 03/2026 »). L’idée est simple :

• Rendre la réutilisation du document beaucoup plus compliquée pour des tiers.
• Dissuader l’usurpation d’identité (difficile de réutiliser un document marqué au nom d’une autre agence ou d’un autre bailleur).

Utilisation de FiligraneFacile

FiligraneFacile est un outil gratuit recommandé par les services de l’État, conçu spécialement pour ajouter un filigrane sur les documents de location. Il permet de :

• Téléverser un PDF ou une image.
• Inscrire un texte de filigrane personnalisé.
• Télécharger la version filigranée à partager au bailleur.

L’outil ne remplace pas DossierFacile, mais le complète : on peut par exemple filigraner ses documents avant de les intégrer à un dossier numérique.

Informations à masquer ou anonymiser partiellement

Certaines informations ne sont pas nécessaires pour l’étude d’un dossier et peuvent être masquées ou floutées partiellement (sans affecter la lisibilité globale) :

• Numéro complet de sécurité sociale (garder éventuellement les 4 premiers chiffres pour cohérence).
• Numéro de compte complet sur un RIB (si celui-ci n’est demandé qu’en fin de processus).
• Informations annexes sur un avis d’imposition ne concernant pas la situation financière principale.

Attention à ne pas masquer des données indispensables à la validité du document (nom, prénom, montants, dates). Un filtrage excessif peut conduire à un refus du dossier.

Tutoriel rapide pour ajouter un filigrane sur PDF ou image

En pratique, la démarche est souvent la même, que ce soit via FiligraneFacile ou un autre outil :

1. Ouvrir le site ou l’application de filigrane.
2. Importer le document (PDF, JPG, PNG).
3. Saisir un texte de filigrane indiquant explicitement l’usage : « Dossier locatif – Nom Prénom – Usage exclusif Propriétaire/Agence X – Date ».
4. Régler l’opacité pour que le texte reste visible sans gêner la lecture.
5. Télécharger le fichier filigrané et vérifier sa lisibilité sur un écran classique et un smartphone.

Partage de son dossier DossierFacile avec un bailleur

Fonctionnement du lien unique de partage

Une fois le dossier validé sur DossierFacile, la plateforme génère un lien unique. Ce lien donne accès au dossier complet, sans que les fichiers soient envoyés un par un. Le bailleur peut alors consulter les pièces dans son navigateur.

Avantages :

• Pas de pièces jointes lourdes à gérer.
• Dossier centralisé, toujours à jour si des documents sont remplacés.
• Possibilité de couper l’accès à tout moment.

Activation, désactivation et suppression de l’accès

Dans l’espace personnel DossierFacile, il est possible de :

• Activer le partage du dossier.
• Copier le lien pour l’envoyer au bailleur (par mail, via un formulaire en ligne, etc.).
• Révoquer le lien une fois la candidature terminée, ce qui coupe immédiatement l’accès aux documents.

C’est un vrai plus en termes de maîtrise : un bailleur ne garde pas un accès illimité au dossier si le candidat n’est pas retenu.

Durée de validité et renouvellement

Les durées de validité exactes peuvent évoluer selon les mises à jour du service. En principe, tant que le compte reste actif et que le partage est autorisé, le lien fonctionne. Si un problème survient (erreur d’ouverture du lien, expiration), il est possible de :

• Vérifier dans l’espace personnel que le partage est toujours actif.
• Générer un nouveau lien si besoin.

Réduction des risques d’usurpation lors du partage

Quelques gestes limitent les risques :

• Ne partager le lien qu’avec des contacts identifiés (jamais en public dans une annonce ou sur un forum).
• Utiliser un objet de mail clair, mentionnant le nom de l’agence ou du propriétaire.
• Éviter de coller le lien dans des discussions ouvertes sur des réseaux sociaux ou groupes publics.

Présentation d’un dossier locataire attractif

Éléments à mettre en avant dès la première page (hors DossierFacile)

Quand le dossier est envoyé en PDF directement (hors DossierFacile), une mise en forme simple peut faire la différence. Sur la première page, l’idéal est de faire apparaître :

• Identité et coordonnées complètes (téléphone, mail).
• Situation professionnelle (poste, type de contrat, ancienneté).
• Niveau de revenus mensuels nets, et si un garant est présent.
• Rappel des principales pièces jointes (sommaire du dossier).

Adaptation de la présentation au type de logement ou de bailleur

Quelques exemples concrets :

• Studio étudiant : mettre en avant la garantie (parents, Visale), les aides potentielles, la stabilité de la situation d’étude.
• T3 pour une famille : détailler la structure du foyer, les revenus combinés, la stabilité professionnelle des adultes.
• Logement de fonction ou logement social : respecter les formulaires et procédures spécifiques imposés par l’organisme.

Lisibilité du dossier : titres, sommaire, numérotation des pièces

Pour un dossier PDF classique (hors DossierFacile), la lisibilité est clé :

• Insérer un petit sommaire en début de fichier.
• Numéroter les pièces : 1. Identité, 2. Situation professionnelle, 3. Revenus, etc.
• Utiliser des titres clairs en haut de chaque document fusionné (« Bulletins de salaire – Janvier à Mars 2025 », par exemple).

Exemple simplifié de structure de dossier PDF

Une structure concrète possible :

1. Page de garde avec résumé de la situation.
2. Pièces d’identité (locataire + garant).
3. Justificatifs de situation professionnelle.
4. Justificatifs de revenus (derniers mois + avis d’imposition).
5. Justificatif de domicile.
6. Dossier du garant (identité, pro, revenus, domicile).
7. Éventuels documents complémentaires (Attestation Visale, simulation CAF).

Utilisation de DossierFacile par les propriétaires et agences

Accès au dossier d’un candidat via son lien

Pour un bailleur, l’utilisation est simple : il suffit de cliquer sur le lien envoyé par le candidat pour afficher le dossier dans un navigateur. Aucun compte n’est nécessaire pour la simple consultation du dossier partagé.

Vérification de la cohérence entre dossier et réalité

Lors de la visite, le bailleur ou l’agent peut vérifier quelques points :

• Correspondance entre la personne venue visiter et la pièce d’identité.
• Cohérence entre le discours du candidat et les éléments du dossier (poste, ancienneté, revenus, composition du foyer).

En cas de doute sérieux sur l’authenticité d’un document, il reste possible de procéder à des vérifications complémentaires, dans le respect de la loi (par exemple en contactant un employeur avec l’accord du candidat).

Compléter la sécurisation avec Visale ou une garantie loyers impayés

Le bailleur peut aussi :

• Accepter une garantie Visale (cautionnement gratuit de l’action logement pour certains profils).
• Souscrire une garantie loyers impayés (GLI) auprès d’un assureur, qui examinera aussi le dossier du locataire.

Ces dispositifs n’impactent pas directement la numérisation du dossier, mais ils expliquent pourquoi certains bailleurs ont des exigences spécifiques (revenus minimum, type de contrat, etc.).

Archivage, RGPD et durée de conservation des dossiers

Les bailleurs et surtout les professionnels (agences, administrateurs de biens) sont soumis au Règlement général sur la protection des données (RGPD). Ils doivent :

• Limiter l’accès aux dossiers aux seules personnes habilitées.
• Ne conserver les dossiers des candidats non retenus que pendant une durée raisonnable.
• Effacer ou anonymiser les données quand elles ne sont plus nécessaires.

La CNIL fournit des recommandations sur les durées de conservation et les bonnes pratiques sur cnil.fr.

Questions fréquentes sur DossierFacile et la sécurité des dossiers locataires

DossierFacile est-il sécurisé et conforme au RGPD ?

DossierFacile est un service public et doit respecter le RGPD : données hébergées dans un cadre légal, accès restreints, durée de conservation limitée, droits d’accès et de suppression pour l’utilisateur. Pour tous les détails techniques et juridiques, il est conseillé de consulter directement la politique de confidentialité du site et, en cas de doute, de se référer aux recommandations de la CNIL (cnil.fr).

Comment modifier ou mettre à jour un dossier déjà validé ?

Un dossier validé n’est pas figé. Dans l’espace personnel DossierFacile, il est possible de :

• Supprimer un document obsolète (ancien bilan, ancien contrat).
• Ajouter de nouveaux justificatifs (nouveaux bulletins de salaire, nouveau contrat de travail, changement de domicile).
• Relancer une vérification si les changements sont importants.

Il est préférable de garder le dossier à jour, surtout si la recherche de logement s’étale sur plusieurs mois.

Que faire en cas de suspicion d’usurpation d’identité avec mon dossier ?

Si une personne constate ou soupçonne que ses documents ont été détournés (ou utilisés sans son accord) :

• Déposer une plainte auprès de la police ou de la gendarmerie (pour usurpation d’identité).
• Prévenir sa banque et surveiller attentivement ses comptes en cas de fuite de RIB.
• Contacter les plateformes ou interlocuteurs ayant potentiellement diffusé les documents pour demander la suppression des données.
• Éventuellement, déclarer l’usurpation sur le portail dédié service-public.fr.

Que faire si le propriétaire refuse un dossier DossierFacile ?

Un propriétaire reste libre de préférer un autre format de dossier, tant qu’il respecte la loi sur les pièces qu’il demande. En cas de refus, plusieurs options existent :

• Proposer un envoi des mêmes pièces par mail ou en PDF structuré.
• Vérifier que les demandes du propriétaire ne sortent pas du cadre légal (pas de relevés bancaires, pas de pièces interdites).
• Rappeler, si nécessaire, que la liste des pièces autorisées est fixée par la réglementation (voir service-public.fr).

Existe-t-il des alternatives à DossierFacile pour numériser et sécuriser son dossier ?

Oui, d’autres solutions existent, mais elles n’ont pas le même statut :

• Coffres-forts numériques (souvent proposés par des banques ou des assureurs), pour stocker les documents.
• Clouds sécurisés (drive chiffré, services avec double authentification) pour conserver et partager des dossiers.
• Applications de scan et de gestion de PDF pour numériser et organiser les pièces.

Cependant, ces solutions sont privées et n’offrent pas forcément le même niveau de neutralité ou de garanties qu’un service public comme DossierFacile. Il est important de vérifier leurs conditions d’utilisation, leur conformité au RGPD et l’emplacement de leurs serveurs.

Comment gérer un dossier locataire numérique en colocation ?

En colocation, deux options principales se présentent :

• Chaque futur colocataire constitue son propre dossier (avec ou sans garant) et l’envoie au bailleur.
• Un dossier commun est créé, avec une partie pour chaque colocataire (et éventuellement pour leurs garants).

Dans tous les cas, il faut veiller à ne pas diffuser inutilement les données d’un colocataire à des tiers qui ne sont pas concernés par la candidature.

Comment prouver qu’un dossier a bien été transmis à un bailleur ?

Pour garder une trace, quelques réflexes utiles :

• Envoyer les liens ou les pièces par mail et conserver les messages envoyés.
• Demander un accusé de réception ou une confirmation de bonne réception.
• En cas de litige, ces mails peuvent servir de preuve que le dossier a bien été transmis à telle date.