Signatures électroniques, états des lieux numériques : que valent les nouveaux outils juridiques en location

En résumé
Un état des lieux et une signature électroniques ont la même valeur qu’un document papier en France, à condition de respecter le cadre légal (identification du signataire, intégrité du document, mentions obligatoires, remise au locataire) et d’adopter de bonnes pratiques de preuve, d’archivage et de RGPD.

• Un état des lieux numérique est un état des lieux classique (mêmes mentions obligatoires) mais créé, complété, illustré (photos/vidéos) et signé via une application, puis généré en PDF envoyé immédiatement.
• Le droit français reconnaît l’écrit électronique et la signature électronique (Code civil art. 1366-1367 + règlement eIDAS) si le signataire est identifiable et si toute modification après signature est détectable.
• Conditions clés pour qu’il soit opposable : contenu conforme au décret, caractère contradictoire (présence/convocation), signatures de toutes les parties, document conservable sur “support durable”, et preuve de remise au locataire.
• Le numérique réduit les litiges grâce à la saisie guidée, la lisibilité, l’horodatage, l’intégration des photos et la traçabilité (journal de signature, preuves techniques).
• La simple “signature dessinée au doigt” est souvent moins solide qu’une signature avec lien sécurisé + code OTP (SMS/e-mail) ; plus la solution est robuste, plus elle est difficile à contester.
• Entrée : le locataire peut demander des compléments dans les 10 jours (et jusqu’au 1er mois de chauffe pour le chauffage) ; un outil numérique facilite les versions datées et la traçabilité.
• Sortie : la comparaison avec l’entrée est centrale pour le dépôt de garantie ; les photos horodatées aident à distinguer vétusté (usure normale) et dégradations.
• Bonnes pratiques terrain : relevés de compteurs en premier (avec photos), description précise et factuelle pièce par pièce, ajout des remarques du locataire, relecture ensemble, signature sur place et envoi immédiat du PDF.
• Choisir une application : vérifier conformité juridique, gestion des preuves (photos/horodatage/logs), export PDF, archivage, mode hors-ligne, et support client (au-delà du simple “prix/design”).
• Gratuit vs payant : le gratuit peut suffire pour une rotation très faible, mais devient risqué dès que les volumes augmentent (limites de signature, stockage, filigranes, preuves incomplètes) ; bascule souvent pertinente au-delà de 3–4 états des lieux/an ou dès les premiers litiges.
• Archivage/RGPD : conserver au moins 5 ans après la fin du bail, sauvegarder en double (ne pas dépendre d’un seul prestataire), sécuriser les accès (2FA, appareils verrouillés) et respecter la finalité, la durée de conservation et l’information du locataire.
• En cas de refus de signature électronique : basculer sur papier signé à la main, ou recourir à un commissaire de justice en cas de blocage sérieux.

Signature électronique, état des lieux sur tablette, rapport envoyé en PDF dans la foulée… Ces nouveaux outils deviennent la norme en location, mais beaucoup de bailleurs se demandent encore si tout cela « vaut » vraiment un bon vieux papier signé à la main. La réponse courte : oui, à condition de respecter quelques règles juridiques simples.

L’objectif ici : faire le tri entre le marketing des applis et le droit français, pour aider les propriétaires à sécuriser leurs locations. Fonctionnement concret, valeur juridique, choix d’outils, gestion des litiges, bonnes pratiques RGPD : tout est passé au crible, avec des conseils directement applicables sur le terrain.

Comprendre ce qu’est un état des lieux numérique

Définition de l’état des lieux numérique

Un état des lieux numérique, c’est exactement le même document qu’un état des lieux papier… sauf qu’il est créé, complété et signé sur un support électronique (smartphone, tablette, ordinateur) via un logiciel ou une application.

Concrètement, le bailleur et le locataire remplissent un formulaire structuré : pièces, équipements, relevés de compteurs, observations, réserves. L’outil permet d’ajouter des photos, parfois des vidéos, puis de faire signer électroniquement le document, qui est généré en PDF et envoyé automatiquement aux parties.

Sur le plan juridique, l’état des lieux numérique doit contenir les mêmes informations qu’un état des lieux classique et respecter les mêmes règles (Code civil, loi du 6 juillet 1989, décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 pour les locations de résidence principale). Le fait qu’il soit « digital » ne change ni son rôle ni ses effets.

Comparaison entre état des lieux papier et état des lieux sur tablette ou smartphone

Sur le fond, aucun changement : l’état des lieux reste le document de référence pour comparer l’état du logement entre l’entrée et la sortie et justifier, ou non, des retenues sur le dépôt de garantie.

Sur la forme, plusieurs différences clés apparaissent :

• Saisie guidée : l’application impose un passage pièce par pièce et limite les oublis (portes, plafonds, prises, radiateurs, etc.).
• Preuves intégrées : photos horodatées, parfois vidéos, directement attachées aux éléments décrits.
• Lisibilité : fini les textes manuscrits illisibles, tout est tapé et standardisé.
• Signature : signature électronique (code SMS, lien sécurisé, dessin au doigt dans certains cas) au lieu d’une signature manuscrite.
• Envoi immédiat : le rapport est généré en PDF et envoyé par e-mail au bailleur et au locataire, parfois stocké dans un espace en ligne.

Exemple concret : un propriétaire gère un T2 à Lyon. Au lieu d’un formulaire papier, tout se fait sur smartphone avec une appli d’état des lieux. Les relevés de compteurs sont saisis avec une photo de chaque compteur, le locataire signe sur place via un code SMS, et les deux reçoivent le PDF dans les 5 minutes. En cas de litige 3 ans plus tard, ce PDF reste la référence.

Documents locatifs pouvant être dématérialisés

La plupart des documents de la relation locative peuvent aujourd’hui être établis et signés électroniquement, sous réserve de respecter le cadre légal :

• Bail d’habitation (nu, meublé, résidence principale) et ses annexes obligatoires (diagnostics, notice d’information, etc.).
• État des lieux d’entrée et d’état des lieux de sortie.
• Avenants au bail (ajout d’un colocataire, changement de loyer, etc.).
• Mandats de gestion si un professionnel intervient.

Attention néanmoins : tout n’est pas « magique ». La simple photo d’un document papier signé à la main ne se transforme pas en signature électronique au sens du droit. Un scan reste une copie, pas un original numérique signé.

Cadre légal de l’état des lieux numérique et de la signature électronique

Textes de loi applicables à la signature électronique et à l’état des lieux numérique

En France, plusieurs textes encadrent la validité des documents dématérialisés :

• Code civil, articles 1366 et 1367 : l’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, et la signature électronique est valable si elle permet d’identifier le signataire et garantit l’intégrité de l’acte.
• Règlement européen eIDAS (n° 910/2014) : fixe les règles communes en matière d’identification électronique et de services de confiance (dont la signature électronique).
• Loi ELAN et textes relatifs à la dématérialisation des actes en immobilier (bail, diagnostics, etc.).
• Loi du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs, complétée par le décret n° 2016-382 pour le contenu de l’état des lieux d’un logement loué comme résidence principale.

En résumé : le droit français admet parfaitement un état des lieux 100 % numérique, dès lors que l’outil respecte ces exigences. Pour vérifier l’état du droit à jour, les ressources officielles sont à privilégier, notamment service-public.fr – état des lieux et les fiches sur la signature électronique.

Conditions de validité d’un état des lieux dématérialisé

Pour qu’un état des lieux numérique soit opposable en cas de litige, plusieurs conditions pratiques doivent être respectées :

• Contenu conforme : toutes les mentions obligatoires prévues par le décret (type de logement, adresse, noms des parties, date, relevés de compteurs, description précise de chaque pièce, etc.).
• Participation ou convocation des parties : le locataire doit être présent ou à minima dûment convoqué (par lettre recommandée, par exemple) si l’état des lieux est fait par huissier ou tiers.
• Signature de toutes les parties concernées : bailleur, mandataire et tous les titulaires du bail (colocataires).
• Support durable : le document doit pouvoir être conservé et restitué, sans être modifiable après signature (ou avec une traçabilité claire des modifications).
• Preuve de remise au locataire : e-mail avec accusé de réception, accès à un espace en ligne sécurisé, etc.

Si un de ces éléments fait défaut, la force probante du document peut être affaiblie. Un état des lieux numérique mal rédigé restera contestable, même avec une signature électronique solide.

Valeur juridique de la signature électronique en location

Le principe de base, posé par le Code civil : la signature électronique a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite, si elle :

• identifie clairement le signataire ;
• est liée à l’acte de façon à ce que toute modification ultérieure soit détectable.

Les tribunaux ne désavantagent pas un bailleur qui utilise un état des lieux numérique. En cas de contestation, la preuve se fait en deux temps :

1. montrer l’état des lieux signé (PDF, journal de signature, horodatage) ;
2. démontrer que la procédure de signature utilisée est fiable (prestataire sérieux, traçabilité, sécurisation du lien de signature).

Plus la solution choisie est conforme au règlement eIDAS et au Code civil, plus la signature sera difficile à contester.

Spécificités pour les états des lieux d’entrée et de sortie

L’état des lieux d’entrée et l’état des lieux de sortie ont des enjeux différents, mais le numérique peut sécuriser les deux :

• État des lieux d’entrée : le locataire dispose d’un délai de 10 jours à compter de son installation pour demander des compléments sur les éléments du logement (et jusqu’au premier mois de chauffe pour le chauffage, article 3-2 de la loi de 1989). Un bon outil numérique permet de consigner ces compléments avec une nouvelle version datée, et idéalement signée.
• État des lieux de sortie : c’est lui qui sert de base pour retenir tout ou partie du dépôt de garantie. Des photos horodatées comparatives (entrée/sortie) sont très utiles pour distinguer vétusté et dégradations.

Mise en garde utile : les états des lieux doivent toujours être comparables. Si l’entrée a été faite au format numérique très détaillé et la sortie sur un simple papier griffonné, la comparaison jouera plutôt en faveur du locataire.

Intérêt de passer à l’état des lieux numérique pour un bailleur

Gains de temps et simplicité sur le terrain

Sur place, le numérique permet d’aller plus vite sans bâcler :

• modèles pré-remplis par type de bien (studio, T2, maison…) ;
• cases à cocher pour l’état des éléments (neuf, bon état, usagé, dégradé) ;
• reconduction facilitée d’un modèle entre deux locations dans le même logement.

Exemple : un bailleur qui gère 5 appartements gagne vite une heure ou plus par état des lieux, surtout sur les relevés de compteurs et les annexes (cave, parking, etc.).

Réduction des litiges grâce à un document détaillé et horodaté

Les litiges naissent souvent du flou : mentions vagues, absence de photos, dates discutables. Un état des lieux numérique bien fait réduit ces zones grises :

• horodatage automatique du document et des signatures ;
• photos intégrées aux pièces, parfois avec la localisation (géolocalisation selon l’outil) ;
• journal des actions (qui a signé quand, depuis quel appareil…).

En cas de contestation, produire un rapport complet, avec les métadonnées de signature, pèse clairement dans la balance devant un juge.

Centralisation et archivage sécurisé

Pour un bailleur qui gère plusieurs lots, le vrai game changer, c’est la centralisation :

• tous les états des lieux sont stockés dans un seul espace, classés par bien et par locataire ;
• possibilité d’exporter les PDF pour les sauvegarder dans un coffre-fort numérique ou un cloud sécurisé ;
• recherche rapide en cas de contrôle, de litige ou de vente du bien.

Cela évite le classique « classeur dans le garage » ou la boîte en carton introuvable le jour où un litige éclate.

Impact écologique et économies concrètes

Autre avantage, souvent sous-estimé : les économies très concrètes sur :

• papier, impressions, cartouches d’encre ;
• envois postaux (plus besoin d’envoyer l’exemplaire signé au locataire) ;
• temps passé à scanner, classer, ranger.

Pour un parc un peu conséquent, l’abonnement à un outil sérieux se compense souvent largement par les gains de temps et de frais annexes.

Différences d’intérêt pour bailleurs particuliers et pros

Pour un bailleur particulier avec un ou deux biens, l’enjeu principal, c’est de sécuriser la preuve tout en gardant un outil simple. Une appli basique mais fiable, avec signature par code SMS et stockage des PDF, suffit souvent.

Pour un professionnel (agence, administrateur de biens, bailleur social), les besoins s’élargissent :

• multi-utilisateurs ;
• intégration avec le logiciel de gestion locative ;
• rapports personnalisés aux couleurs de la structure ;
• statistiques et suivi de parc.

Les critères de choix de l’outil ne sont donc pas tout à fait les mêmes selon le volume géré.

Fonctionnement de la signature électronique sur mobile pour l’état des lieux

Déroulé concret d’une signature électronique

Sur le terrain, la signature électronique se déroule en quelques étapes types :

1. Le bailleur renseigne ou vérifie les identités (nom, prénom, e-mail, numéro de téléphone) dans l’application.
2. Une fois l’état des lieux complété, l’outil génère une version prête à signer.
3. Le locataire reçoit un lien sécurisé par SMS ou e-mail, ou signe directement sur l’appareil du bailleur.
4. Il valide la signature via :
   • un code à usage unique (OTP) reçu par SMS ou e-mail ;
   • ou un compte utilisateur pré-créé et authentifié.
5. Le document final est verrouillé et horodaté, puis envoyé automatiquement aux parties.

La simple « signature dessinée au doigt » sur l’écran, sans autre mesure de sécurité, n’offre pas toujours la même force probante qu’un procédé avec OTP. Tout dépend de la solution technique derrière.

Différences entre signature simple, avancée et qualifiée

Le règlement eIDAS distingue trois niveaux de signature électronique :

• Signature électronique simple : la plus courante dans les applis de location. Elle repose sur un procédé qui identifie raisonnablement le signataire (code SMS, lien personnalisé, etc.). C’est généralement suffisant pour un bail d’habitation et un état des lieux, si le prestataire est sérieux.
• Signature électronique avancée : plus sécurisée, elle lie de façon univoque le signataire au document, avec un certificat électronique, et détecte toute modification. Intéressante pour les structures qui gèrent un volume important et veulent maximiser la force probante.
• Signature électronique qualifiée : niveau maximal, utilisé pour des actes très sensibles (banque, assurance, actes authentiques). Rare en location classique car plus complexe (certificat qualifié, vérification d’identité stricte).

Pour un bailleur résidentiel classique, une signature électronique simple bien mise en œuvre chez un prestataire de confiance est généralement adaptée. En cas de doute, la consultation de la documentation du prestataire et des recommandations de service-public.fr reste un réflexe utile.

Traçabilité : preuves techniques à conserver

Au-delà du PDF, un état des lieux numérique signé s’accompagne de données techniques qu’il vaut mieux garder :

• certificat de signature ou « preuve de signature » fournie par le prestataire
• horodatage détaillé (date, heure, fuseau horaire)
• identifiant du document et éventuels journaux de validation (adresse e-mail, numéro de téléphone utilisé pour l’OTP, adresse IP parfois).

En cas de litige, ces éléments permettent de démontrer que le signataire a bien reçu le lien, a saisi le code et a validé la signature à telle date. Certains outils proposent aussi la géolocalisation, à manier avec prudence car cela implique des enjeux RGPD.

Signature d’un état des lieux à distance : possibilités et limites

Signer un état des lieux sans que le locataire soit physiquement présent est techniquement possible (signature à distance), mais juridiquement plus sensible.

Points de vigilance :

• Le caractère contradictoire de l’état des lieux doit être préservé : le locataire doit pouvoir faire ses remarques, demander des photos complémentaires, voire une visio sur place.
• En pratique, il est plus sûr de réserver la signature à distance aux cas exceptionnels (locataire déjà parti à l’étranger, impossibilité matérielle avérée, état des lieux réalisé par huissier, etc.).
• Dans ces situations, mieux vaut garder des traces de tous les échanges (convocation, e-mails, photos envoyées, remarques du locataire).

Pour un bailleur particulier, la meilleure pratique reste de faire l’état des lieux et la signature en présence du locataire dès que possible.

Mode d’emploi pour réaliser un état des lieux sur tablette ou smartphone

Matériel nécessaire pour un état des lieux numérique

Pour un bailleur, le kit de base est assez simple :

• un smartphone récent (Android ou iOS) ou une tablette avec appareil photo correct
• une connexion internet (4G/5G ou Wi-Fi) ou un outil capable de fonctionner hors-ligne
• un chargeur ou une batterie externe pour éviter la panne en cours de route
• l’application d’état des lieux installée et testée à l’avance.

Le stylet peut apporter du confort mais n’est pas indispensable.

Préparation de la visite avec une check-list numérique

Avant le rendez-vous, quelques préparatifs évitent les galères :

• créer la fiche du bien dans l’outil (adresse, étage, lots annexes : cave, parking)
• renseigner les coordonnées complètes du locataire
• vérifier la check-list des pièces et équipements (cuisine équipée, électroménager, mobilier en meublé…)
• prévoir les relevés des compteurs à faire (eau, gaz, électricité, chauffage collectif si besoin).

Astuce utile : préparer un modèle par type de bien fait gagner beaucoup de temps pour les locations suivantes.

Étapes clés d’un état des lieux d’entrée sur mobile

Sur place, la séquence type ressemble à ceci :

1. Vérifier l’identité du locataire et lui expliquer le fonctionnement numérique et la signature électronique.
2. Commencer par les relevés de compteurs, avec photos rapprochées des compteurs.
3. Passer pièce par pièce :
   • description des sols, murs, plafonds, menuiseries, équipements
   • photos d’ensemble et photos ciblées des défauts (fissures, rayures, traces d’humidité).
4. En meublé, prendre des photos de chaque meuble ou au moins des pièces dans leur globalité.
5. Ajouter les remarques du locataire, même si elles semblent minimes.
6. Relire ensemble l’état des lieux pièce par pièce.
7. Faire signer électroniquement sur place (bailleur + locataire), puis vérifier que chacun reçoit bien le PDF.

Étapes clés d’un état des lieux de sortie sur mobile

Pour la sortie, l’enjeu principal est la comparaison avec l’entrée :

1. Ouvrir dans l’application l’état des lieux d’entrée pour le garder sous les yeux.
2. Refaire le tour des pièces dans le même ordre qu’à l’entrée.
3. Noter précisément :
   • ce qui est simplement lié à la vétusté (usure normale)
   • ce qui constitue une dégradation (trou dans un mur, meuble cassé, radiateur abîmé, etc.).
4. Documenter toutes les dégradations supposées par des photos rapprochées et, si besoin, des vidéos courtes.
5. Indiquer les réserves éventuelles (en attente d’un avis technique, d’un devis…).
6. Faire signer électronique­ment, puis remettre le rapport immédiatement.

Cette méthodologie rend beaucoup plus facile la justification des retenues sur le dépôt de garantie, en cas de contestation.

Intégration des photos et vidéos dans le rapport

Les visuels sont un énorme plus, mais encore faut-il les exploiter correctement :

• préférer des photos nettes, de jour si possible, parfois avec un objet de taille connue (mètre, pièce) pour l’échelle
• ajouter des photos globales de chaque pièce pour avoir une vue d’ensemble
• associer chaque photo à l’élément concerné (ex. : « mur nord salon », « plan de travail cuisine »)
• limiter les vidéos à des cas utiles (mécanisme de volet qui coince, porte qui frotte, bruit anormal).

L’idéal : des photos horodatées et intégrées directement dans le PDF, plutôt que stockées à part dans une galerie qui sera ingérable dans trois ans.

Choisir une application d’état des lieux numérique adaptée

Critères essentiels pour sélectionner une application

Pour un bailleur, les bons critères ne sont pas uniquement le prix ou le design de l’appli. Il faut surtout vérifier :

• Conformité juridique : signature électronique conforme au Code civil et à eIDAS, mentions obligatoires pour les états des lieux d’habitation.
• Ergonomie : interface claire, check-lists bien faites, pas besoin de formation lourde.
• Gestion des preuves : intégration des photos, horodatage, journal des signatures.
• Archivage : export en PDF, sauvegarde possible vers un cloud ou un coffre-fort externe.
• Mode hors-ligne : possibilité de travailler sans réseau et de synchroniser plus tard.
• Support client : réactivité en cas de bug le jour d’un gros état des lieux.

Applications pour bailleurs particuliers

Pour un propriétaire qui gère 1 à 5 biens, les besoins restent simples :

• modèles prêts à l’emploi pour logement nu ou meublé
• signature électronique intégrée, idéalement par code SMS
• prix abordable (forfait à l’acte ou abonnement léger)
• fonctionnement possible sur simple smartphone.

Les versions gratuites peuvent suffire pour un usage occasionnel, mais il faut bien regarder les limites : nombre de biens, nombre de rapports, absence de signature électronique intégrée, filigranes sur les PDF, etc.

Solutions destinées aux professionnels de l’immobilier

Pour les pros (agences, administrateurs de biens), la logique est différente :

• multi-utilisateurs avec gestion des rôles et droits d’accès
• intégration avec un logiciel de gestion locative (imports de biens, export vers le dossier locataire)
• rapports personnalisés avec logo et mentions de l’agence
• pilotage de parc (statistiques sur les sinistres, types de dégradations fréquentes, etc.).

Ces solutions sont plus chères mais font gagner énormément de temps à l’échelle d’un parc important.

Applications pour location saisonnière et courte durée

En location saisonnière (Airbnb, gîtes, meublés touristiques), les états des lieux sont souvent plus informels, parfois remplacés par des inventaires ou des reportings photos.

Le numérique permet :

• des états des lieux simplifiés centrés sur le mobilier et l’équipement
• des check-lists pour les équipes de ménage ou d’accueil
• l’envoi automatique d’un rapport au voyageur, utile en cas de litige sur une caution.

La signature électronique reste intéressante, mais la fréquence des rotations pousse parfois à des solutions plus légères. À chaque bailleur de doser selon le niveau de risque et le montant des cautions.

Limites des solutions gratuites d’état des lieux sur tablette

Les offres gratuites sont tentantes, mais il faut garder les yeux ouverts :

• absence de vraie signature électronique (simple dessin au doigt sans sécurisation)
• stockage limité ou dépendant d’un seul appareil (perte du téléphone = perte des états des lieux)
• export PDF incomplet ou avec filigrane
• publicité intrusive, voire utilisation des données pour d’autres finalités.

Pour un bail ponctuel, cela peut dépanner. Pour un bailleur qui enchaîne les locations, basculer sur une solution payante et sécurisée devient vite raisonnable.

Options gratuites et moment où passer à une solution payante

Modèles d’état des lieux numériques gratuits (PDF, Word, Excel)

Première piste : utiliser un modèle d’état des lieux officiel ou inspiré des modèles de service-public.fr, au format Word, PDF ou Excel, puis :

• remplir le document sur ordinateur ou tablette
• l’envoyer en PDF au locataire
• faire signer par scan ou via une solution de signature électronique générique gratuite ou freemium.

Ce système est économique, mais il manque souvent : l’intégration directe des photos, la traçabilité complète et la centralisation des dossiers.

Ce que proposent réellement les applications gratuites

Beaucoup d’applications d’état des lieux ont une version gratuite ou d’essai qui :

• limite le nombre d’états des lieux
• n’intègre pas la signature électronique ou la réserve à une formule payante
• ne permet pas de stocker les rapports sur le long terme.

Avant de s’engager, il est utile de tester ces versions gratuites avec un « faux » état des lieux pour évaluer si le parcours est fluide et si l’export final est exploitable.

Jusqu’où aller en gratuit pour un bailleur particulier

Pour un propriétaire avec un seul bien ou une location tous les 3 à 5 ans, rester en gratuit peut tenir la route en combinant :

• un modèle d’état des lieux structuré
• un outil de signature électronique basique (mais conforme)
• le stockage manuel des PDF et photos dans un cloud personnel.

Dès que la rotation augmente (colocation, meublé en zone tendue, location saisonnière), l’investissement dans un outil dédié devient vite pertinent pour éviter erreurs et perte de temps.

Moment opportun pour basculer sur une solution payante

Des signaux indiquent qu’il est temps de passer au payant :

• plus de 3 ou 4 états des lieux par an
• plusieurs biens à suivre, avec risque de confusion entre dossiers
• désorganisation dans les archives (PDF et photos éparpillés dans plusieurs boîtes mail ou disques durs)
• premiers litiges où l’on se rend compte que les preuves sont fragiles.

Une solution payante sérieuse apporte surtout une preuve mieux structurée et un gros gain de temps, ce qui pèse lourd le jour où un dossier finit devant un juge de proximité.

Bonnes pratiques pour un état des lieux numérique difficilement contestable

Organisation du document par pièce et par type d’élément

Un état des lieux lisible suit une structure logique :

• entrée, séjour, chambres, cuisine, salle(s) de bains, WC, dégagements
• pour chaque pièce : sols, murs, plafonds, fenêtres, portes, radiateurs, prises, éclairages
• annexes : balcon, jardin, cave, parking, box.

Une application qui impose ce déroulé pièce par pièce évite beaucoup d’oublis.

Vocabulaire à utiliser pour décrire l’état

Les expressions trop vagues (« bon état général », « moyen ») sont à limiter. Mieux vaut des formulations plus factuelles :

• « peinture propre, quelques micro-traces »
• « rayure de 5 cm sur plan de travail côté évier »
• « joint de baignoire légèrement jauni, étanche »
• « impact sur vitre fenêtre chambre côté rue ».

Deux mots-clés : précision et neutralité. On décrit, on ne juge pas.

Multiplication des preuves : photos, mesures, relevés

Pour renforcer une position en cas de litige, multiplier les preuves est très utile :

• photos des défauts, mais aussi des éléments en bon état
• photos lisibles des compteurs, avec zoom sur les chiffres
• ajout des mesures importantes si besoin (longueur d’une fissure, profondeur d’un impact).

En cas de conflit sur la vétusté, ces preuves combinées permettent souvent de trancher rapidement.

Validation sur place en présence du locataire

Le moment de la signature ne doit pas être expédié :

• proposer au locataire de relire chaque pièce
• intégrer ses réserves dans le document avant signature
• vérifier avec lui les relevés de compteurs
• lui montrer comment il recevra le PDF signé.

Un locataire qui a pu s’exprimer aura beaucoup plus de mal à contester ensuite le caractère contradictoire de l’état des lieux.

Envoi immédiat du document signé

Une fois la signature électronique réalisée, le document doit être envoyé sans délai :

• au locataire, à l’adresse e-mail indiquée dans le bail
• au bailleur (ou à son gestionnaire), sur une adresse stable et pérenne
• éventuellement à un cloud ou coffre-fort numérique pour l’archivage.

Garder un accusé de réception de l’e-mail (ou un log d’accès à l’espace locataire) permet de prouver que le document a bien été remis.

Conservation, sécurité et RGPD pour les états des lieux numériques

Durée et lieu de conservation d’un état des lieux numérique

En matière locative, les délais de prescription peuvent aller jusqu’à plusieurs années. Par prudence, conserver les états des lieux (entrée et sortie) pendant au moins 5 ans après la fin du bail est conseillé, voire davantage pour certains types de baux.

Les supports possibles :

• cloud personnel sécurisé (Drive, iCloud, etc.), avec mots de passe forts
• coffre-fort numérique offrant une conservation à long terme et un horodatage
• stockage interne à l’outil d’état des lieux, sous réserve de pouvoir exporter si l’on change de prestataire.

Sauvegarde et archivage sécurisé

Un seul principe : ne jamais dépendre d’un seul endroit ni d’un seul prestataire. En pratique :

• exporter les PDF des états des lieux et les stocker dans au moins deux emplacements (cloud + disque dur externe, par exemple)
• en cas de changement d’outil, récupérer toutes les archives avant la clôture du compte
• tester de temps en temps la lecture de vieux PDF pour s’assurer qu’ils sont toujours exploitables.

Protection des données personnelles du locataire et RGPD

Un état des lieux contient des données personnelles (nom, coordonnées, parfois copie de pièce d’identité, signature). Le RGPD impose :

• une finalité claire : ces données servent à la gestion locative, pas à du marketing sauvage
• une durée de conservation limitée à ce qui est nécessaire au traitement et au respect des délais de prescription
• la sécurisation des accès (mots de passe, gestion des comptes)
• l’information du locataire sur ses droits (accès, rectification, suppression, limitation).

Les bailleurs particuliers ne sont pas exemptés de ces règles. Choisir des prestataires d’état des lieux et de signature électronique situés dans l’UE ou conformes au RGPD simplifie grandement la vie.

Bonnes pratiques de sécurité au quotidien

Quelques réflexes simples réduisent les risques :

• ne pas partager les identifiants de l’outil entre plusieurs personnes
• activer la double authentification quand c’est possible
• verrouiller le smartphone ou la tablette avec code / biométrie
• supprimer l’accès des anciens utilisateurs (ancien gestionnaire, par exemple)
• éviter d’envoyer des états des lieux via des canaux non sécurisés (messageries instantanées grand public) quand des données sensibles y figurent.

FAQ sur l’état des lieux numérique et la signature électronique en location

Un état des lieux numérique a-t-il la même valeur qu’un état des lieux papier ?

Oui, à condition qu’il respecte les mêmes règles de fond (mentions obligatoires, caractère contradictoire, signatures de toutes les parties) et que la signature électronique soit conforme au Code civil. L’article 1366 du Code civil prévoit que l’écrit électronique a la même force probante que l’écrit papier. En pratique, un état des lieux numérique bien réalisé est même souvent plus solide grâce aux photos, horodatages et journaux de signature.

Que faire si le locataire refuse de signer électroniquement l’état des lieux ?

Le locataire ne peut pas être forcé à utiliser un procédé électronique. Si le refus est catégorique, deux options existent :

• réaliser un état des lieux papier classique, signé à la main, en parallèle du document numérique
• faire appel, en cas de blocage sérieux, à un huissier de justice (à frais partagés, sauf zones tendues, voir les règles détaillées sur service-public.fr).

Pour éviter ce type de situation, il est conseillé de prévenir dès la signature du bail que l’état des lieux sera réalisé et signé par voie électronique, par exemple via une clause dédiée.

Peut-on contester un état des lieux signé électroniquement ?

Oui, comme pour un état des lieux papier. Un locataire peut par exemple contester :

• le contenu (omissions, descriptions imprécises)
• les conditions de réalisation (absence de caractère contradictoire, pression ou précipitation au moment de la signature)
• la validité de la signature (usurpation d’identité, absence de consentement).

En pratique, la contestation sera plus difficile si le bailleur peut produire le PDF, les photos datées, les preuves de signature (OTP, journaux de l’outil) et les échanges d’information avec le locataire.

Est-il possible de faire un état des lieux numérique sans connexion internet ?

Certains outils prévoient un mode hors-ligne : l’état des lieux est saisi et signé sur place, puis synchronisé dès le retour d’une connexion. Il est essentiel de vérifier cette fonctionnalité avant de choisir l’application, surtout si le logement est en zone à faible couverture réseau. Sans mode hors-ligne, le risque est de se retrouver bloqué au moment de la signature.

Comment faire un état des lieux numérique si on n’a pas de tablette ?

Une tablette n’est pas indispensable. Un simple smartphone suffit généralement, à condition que :

• l’écran soit suffisamment grand pour une lecture confortable
• l’appareil photo soit correct pour prendre des clichés exploitables
• l’application choisie soit bien optimisée pour mobile.

Autre option : préparer l’état des lieux sur ordinateur (modèle PDF ou Word) et utiliser une solution de signature électronique en ligne, puis faire signer au locataire depuis son propre téléphone via un lien sécurisé.

Une signature dessinée au doigt sur l’écran a-t-elle la même valeur qu’une signature électronique par code SMS ?

Pas forcément. Le simple dessin d’une signature au doigt sur l’écran, sans autre sécurisation, peut être considéré comme une signature électronique « simple », mais sa valeur probante dépendra de la façon dont l’outil l’encadre (identification préalable, horodatage, impossibilité de modification). Un procédé par code SMS (OTP) envoyé sur le numéro du locataire offre généralement une meilleure traçabilité et une identification plus solide du signataire.

Faut-il conserver uniquement le PDF signé ou aussi les fichiers techniques associés ?

Le PDF signé est la pièce principale à conserver. Toutefois, en cas de litige, le bailleur peut être amené à produire également :

• le « certificat » ou le fichier de preuve généré par la solution de signature
• les journaux d’horodatage ou les logs fournis par le prestataire
• les photos d’origine si elles ne sont pas déjà intégrées au PDF.

Dans la mesure du possible, mieux vaut sauvegarder l’ensemble de ces éléments, surtout pour les biens où les enjeux financiers (dépôt de garantie, travaux) sont importants.

Quiz express (1 min) — signature électronique & état des lieux numérique

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1) Une signature électronique sur un bail, c’est valable…

A) Oui, si l’outil permet d’identifier le signataire et de garantir l’intégrité du document


B) Non, un bail doit toujours être signé à la main sur papier


C) Oui seulement si le locataire imprime ensuite le bail

2) Sur une plateforme de signature, quel réflexe protège le mieux tout le monde ?

A) Vérifier que chaque signataire reçoit le document final et une preuve (certificat / journal de signature)


B) Se contenter d’une capture d’écran “signé” dans l’application


C) Ne conserver que le mail “Votre document est prêt” sans le fichier

3) Un état des lieux fait sur smartphone (appli, PDF, photos) a quelle valeur ?

A) Il est valable s’il est daté, signé par les parties et décrit l’état du logement (les photos aident)


B) Il est forcément nul : un état des lieux doit être manuscrit


C) Il remplace automatiquement toutes les contestations, même sans signatures

4) Cas concret : tu reçois un lien pour “signer le bail”, mais tu ne peux pas télécharger le document avant de signer. Tu fais quoi ?

A) Tu demandes le bail complet en lecture (ou un PDF) avant toute signature


B) Tu signes “pour gagner du temps”, tu verras après


C) Tu signes, puis tu demandes qu’on modifie une clause ensuite

5) Pour un état des lieux numérique, quelle “erreur fréquente” est la plus risquée ?

A) Faire des photos mais oublier de décrire clairement (ou de dater et signer) le document final


B) Utiliser des photos en plus du texte


C) Conserver une copie sur son téléphone

Résultat :

Besoin de sécuriser vos états des lieux sans vous perdre dans la technique ? Un premier pas simple consiste à choisir un outil qui intègre la signature électronique et les photos, à tester le parcours sur un faux dossier, puis à inscrire noir sur blanc dans vos baux que les documents seront signés numériquement. En cas de doute sur un point juridique précis (vétusté, retenues sur dépôt de garantie, contestation d’un état des lieux), un tour sur service-public.fr ou un échange avec un professionnel (juriste, ADIL) permet de sécuriser vos décisions avant que le conflit n’explose.