Vous êtes bailleur ou locataire ? Connaître la liste précise des charges récupérables est un prérequis indispensable pour éviter les litiges. En 2025, le cadre légal reste majoritairement basé sur le décret n° 87-713 du 26 août 1987. Il détermine les frais que le propriétaire peut légalement refacturer au locataire.
Ces charges concernent principalement :
- Les services liés à l’usage du logement (eau, chauffage, entretien de la VMC, etc.).
- Les frais d’entretien courant et petites réparations des parties communes.
- Les taxes locatives comme la TEOM (taxe d’enlèvement des ordures ménagères).
Mais attention : en 2025, certaines zones grises législatives commencent à émerger, notamment autour des bornes de recharge électrique, des systèmes de ventilation double flux ou des équipements de performance énergétique. Ces éléments doivent être analysés avec rigueur pour assurer une répartition légale des frais.
1. Charges récupérables : ce que dit la loi en 2025
Les charges récupérables restent principalement définies par le décret n° 87-713 du 26 août 1987. Ce texte encadre les dépenses que le bailleur peut légalement refacturer au locataire afin de couvrir les services et frais liés à l’usage courant du logement et de l’immeuble.
L’essentiel à retenir :
- Seules les charges expressément listées par le décret sont récupérables.
- La répartition doit respecter les critères prévus dans le bail et/ou le règlement de copropriété.
- Toute charge refacturée doit pouvoir être justifiée et vérifiée par le locataire.
2. Les 5 pièges les plus courants à éviter
Petits oublis ou mauvaises habitudes peuvent coûter cher… Voici les erreurs les plus fréquentes côté bailleur :
- Répercuter des charges non récupérables comme les travaux de ravalement, la rénovation complète d’un ascenseur ou les honoraires de gestion locative.
- Oublier de transmettre les justificatifs au locataire un mois avant la régularisation : sans cela, le locataire peut refuser le paiement ou contester devant le tribunal.
- Fixer un forfait de charges excessif dans un bail meublé ou une location mobilité sans le justifier par des montants réels : un terrain glissant sur le plan légal.
- Mélanger forfait et provisions sans clause contractuelle explicite : chaque méthode obéit à des règles fiscales et juridiques précises.
- Faire l’impasse sur la transparence : sans communication claire, les tensions locataire–bailleur explosent au moment de la régularisation.
La clé ? Respecter la forme autant que le fond : chaque charge refacturée doit être justifiée, détaillée et consignée selon le mode de répartition prévu dans le bail.
3. Les bonnes pratiques pour une gestion sans litige
Envie de dormir tranquille à l’heure de la régularisation ? Voici les meilleures pratiques pour sécuriser votre gestion des charges :
- Adopter un système de provisions mensuelles calé sur le budget prévisionnel de la copropriété. Cela permet une régularisation cohérente et transparente.
- Préférer un forfait de charges maîtrisé dans le cadre d’un bail meublé, si les montants sont stables. Idéal pour limiter les démarches administratives, à condition qu’il soit revu chaque année.
- Automatiser le télé-relevé d’eau, de gaz, ou du chauffage collectif grâce à un prestataire agréé : facturation individualisée et contestation limitée.
- Intégrer une clause de consultation des justificatifs et de recours amiable dans le bail. Elle limite le risque de conflit et renforce la transparence.
- Centraliser tous les documents dans un dossier numérique partagé : facilité d’accès, gestion optimisée et preuves disponibles en cas de litige.
4. Ce qui change (ou va changer) en 2025
Si le texte de référence n’évolue pas encore, certaines nouveautés commencent à bousculer les pratiques :
- Les équipements connectés (télé-relevé, capteurs thermiques) ou équipements « verts » (VMC double flux, pompe à chaleur) ne sont pas encore juridiquement cadrés comme charges récupérables. Un flou juridique à suivre de près.
- Les obligations de rénovation énergétique (notamment dans les passoires thermiques) pourraient induire des frais d’entretien que le bailleur tente de refacturer – ce qui reste illégal sans avenant ou clarification légale.
- Les délais encadrant la contestation des charges se précisent : la régularisation doit être faite dans les 6 mois après l’arrêté des comptes et le locataire conserve un droit de contestation pendant 3 ans.
📌 Astuce : prévoyez un avenant au bail pour anticiper les nouvelles normes post-réforme. Vous pourrez ainsi acter l’inclusion (ou non) de nouveaux postes de dépenses récupérables.
5. Conseils concrets pour bailleurs proactifs
Voici 5 réflexes à adopter dès maintenant pour optimiser votre gestion :
- Mettre en place un dossier charges numérique : factures, appels de charges, services d’entretien, taxe foncière… tout est centralisé et accessible.
- Installer un système de télé-relevé pour l’eau et le chauffage : simple, fiable, avec une base factuelle difficilement contestable.
- Calculer les provisions mensuelles sur la base des derniers budgets prévisionnels de copropriété, pas uniquement sur les anciens avis de charges.
- Si vous louez meublé, préférer le forfait : clair, maîtrisé et révisable tous les ans pour prendre en compte les hausses.
- Envoyer le décompte de charges 1 mois avant régularisation, accompagné d’un rappel du droit à consulter les pièces pendant 6 mois.
6. Location nue vs meublée : quelles différences sur les charges ?
Comprendre la mécanique des charges selon le type de bail est essentiel pour bien rédiger votre contrat :
| Type de bail | Mode de charges | Particularités |
|---|---|---|
| Location nue | Provisions mensuelles + régularisation annuelle | Transparence et justification systématique requises |
| Location meublée (bail classique ou mobilité) | Forfait de charges | Non régularisable, mais réajustable à chaque renouvellement |
📝 Conseil rédactionnel : précisez toujours dans le bail le mode de calcul, la répartition, le droit de consultation et le recours amiable en cas de litige. Une clause bien rédigée protège les deux parties.
Conclusion : anticipez pour mieux gérer
En 2025, la gestion des charges récupérables reste un pilier crucial de la relation bailleur–locataire. Si la base juridique est stable, les pratiques évoluent vers plus de digitalisation, de transparence et (bientôt) de nouvelles normes à intégrer. Mieux vaut prévenir que payer de sa poche ou se retrouver en litige !
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FAQ : Charges récupérables en 2025
Qu’est-ce que les charges récupérables et quelle est la base légale en 2025 ?
Les charges récupérables sont les dépenses qu’un bailleur peut refacturer au locataire. En 2025, elles sont définies par le décret n° 87-713 du 26 août 1987 et concernent notamment :
- Les services liés à l’usage du logement (eau froide, eau chaude, chauffage collectif, VMC, etc.).
- L’entretien courant et les petites réparations des parties communes.
- Les taxes locatives (TEOM, ordures ménagères…).
Comment distinguer charges récupérables et non récupérables ?
Pour éviter un litige, voici les principaux items :
- Récupérables : consommations d’eau, frais d’entretien courant, taxe d’enlèvement des ordures.
- Non récupérables : gros travaux (ravalement, toiture), réparation de l’ascenseur, honoraires de gestion locative, assurance PNO.
- Zones grises : bornes de recharge électrique, VMC double flux, systèmes de performance énergétique (à surveiller en 2025).
Quelles sont les modalités de régularisation des charges ?
Le bailleur peut opter pour :
- Des provisions mensuelles avec régularisation annuelle sur justificatifs (budget prévisionnel de copropriété).
- Un forfait de charges pour un bail meublé ou mobilité (non régularisable, mais révisable annuellement).
La régularisation doit intervenir dans les 6 mois suivant l’arrêté des comptes et le locataire peut contester pendant 3 ans.
Forfait en meublé ou provisions en location nue : quel choix privilégier ?
- Location nue : provisions mensuelles + régularisation annuelle. Transparence et justification systématique.
- Location meublée : forfait de charges simple, non régularisable mais révisable chaque année selon l’évolution des coûts.
Quels sont les délais pour transmettre les justificatifs et contester les charges ?
Le bailleur doit envoyer le décompte des charges et informer le locataire de la disponibilité des pièces justificatives au moins 1 mois avant la régularisation. En l’absence de transmission, le locataire peut refuser le paiement ou saisir le tribunal d’instance dans les 3 ans.
Comment sécuriser la gestion des charges pour éviter les litiges ?
- Mettre en place un dossier numérique partagé (factures, budgets de copro, avis de taxe).
- Automatiser le télé-relevé d’eau et de chauffage via un prestataire agréé.
- Intégrer une clause de consultation des justificatifs et de recours amiable dans le bail.
- Calculer les provisions sur la base du budget prévisionnel et non seulement des anciens avis de charges.
- Envoyer le décompte 1 mois avant régularisation et informer le locataire de son droit de contestation.
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Liste des charges récupérables à répercuter au locataire
Définition et grands principes des charges récupérables
Les charges récupérables, aussi appelées charges locatives, représentent l’ensemble des dépenses initialement payées par le bailleur mais que celui-ci peut ensuite récupérer auprès du locataire. Ces charges sont strictement encadrées par le décret 87-713 du 26 août 1987, qui fixe la liste officielle des dépenses pouvant être répercutées. Leur bonne gestion constitue un enjeu essentiel pour une relation saine et équilibrée entre bailleur et locataire.
La logique est simple mais rigoureuse : le bailleur paie d’abord les charges liées à l’entretien courant du logement et des parties communes, puis communique au locataire un décompte annuel des sommes à régler, incluant les provisions versées au titre des charges. La procédure de régularisation annuelle permet d’ajuster les écarts éventuels entre les charges estimées et les dépenses effectivement engagées. Toute charge doit être justifiée par des pièces comptables, ce qui garantit que les sommes récupérées correspondent aux dépenses réelles effectuées pour le compte du locataire.
Qu’est-ce qu’une charge récupérable selon la loi ?
Fondamentalement, une charge récupérable est une dépense liée à l’usage quotidien du logement ou des parties communes, que le bailleur avance avant de la répercuter au locataire. Il s’agit notamment des frais concernant :
- Les services liés au logement et à l’immeuble (eau, chauffage collectif, électricité des parties communes, gardiennage).
- L’entretien courant, comme le nettoyage et les petites réparations des équipements et parties communes.
- Certaines taxes spécifiques liées à l’usage (taxe d’enlèvement des ordures ménagères, taxe de balayage).
Cette liste, réglementée, doit figurer en annexe de tout contrat de location. Cela permet au locataire d’avoir une visibilité claire sur les coûts qui lui seront facturés.
Différence charges récupérables / non récupérables
Il est crucial de distinguer ce qui peut être répercuté de ce qui ne l’est pas :
- Charges récupérables : dépenses relatives à l’entretien courant et aux services dont bénéficie directement le locataire. Elles sont listées au décret et peuvent être justifiées par des factures ou contrats.
- Charges non récupérables : frais liés aux grosses réparations, à la taxe foncière, à l’assurance du propriétaire, aux honoraires de gestion ou aux travaux structurels plus lourds.
Cette distinction protège le locataire contre toute facturation excessive ou abusive.
Liste détaillée des charges récupérables (checklist)
Charges de services (eau, chauffage, ascenseur, gardiennage)
- Eau froide et eau chaude : consommation, entretien, relevés de compteurs.
- Chauffage collectif : combustible, maintenance, petites réparations.
- Ascenseur et monte-charge : frais d’électricité, maintenance régulière, réparations courantes.
- Gardiennage et conciergerie : salaires, charges sociales, matériel d’entretien.
Entretien des parties communes et équipements
- Nettoyage des espaces communs (couloirs, halls, escaliers).
- Gestion des déchets : vidage des poubelles, fonctionnement du vide-ordures.
- Entretien de l’éclairage, dispositifs de sécurité, espaces verts, voies d’accès.
- Réparations mineures permettant le bon usage des parties communes.
Taxes et frais annexes récupérables
- Taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM).
- Taxe de balayage.
- Redevances diverses liées à l’assainissement ou à la gestion des déchets.
Tableau récapitulatif des charges récupérables (exemple)
| Type de charge | Nature | Pièce justificative | Montant | Année facturée | Paiement |
|---|---|---|---|---|---|
| Eau froide / eau chaude | Consommation, entretien | Facture fournisseur | 45 € | 2025 | Oui |
| Chauffage collectif | Énergie, maintenance | Contrat de service | 200 € | 2025 | Oui |
| Ascenseur | Électricité, maintenance | Facture prestataire | 130 € | 2025 | En attente |
| Gardiennage | Salaires, matériel | Bulletins de paie | 80 € | 2025 | Oui |
| Ordures ménagères | Taxe locale | Avis d’imposition | 60 € | 2025 | Oui |
Régularisation, calcul et paiement des charges récupérables
Comment se déroule la régularisation annuelle ?
La régularisation est une phase clé qui permet de confronter chaque année le montant des charges perçues au réel des dépenses engagées :
- Le propriétaire recueille les factures et justificatifs de l’année écoulée.
- Il établit un décompte précis des charges récupérables, en tenant compte des provisions versées par le locataire.
- Le décompte est transmis au locataire, avec possibilité d’accès aux justificatifs (factures, relevés de consommation, états de copropriété).
- Un ajustement financier est réalisé : remboursement du trop-perçu ou paiement complémentaire.
- En cas de non-régularisation avant le 31 décembre de l’année suivante, le locataire peut demander un étalement des paiements.
Que faire en cas de contestation ou d’impayé ?
En cas de contestation, le locataire est en droit de demander des précisions et les justificatifs correspondants. Il est conseillé au bailleur de répondre de manière claire et documentée pour éviter tout litige.
En cas d’impayé, un courrier de relance suivi d’une mise en demeure peut être nécessaire. La médiation ou les procédures judiciaires peuvent être envisagées uniquement en dernier recours.
FAQ : Questions clés sur les charges récupérables
Quelles sont les charges récupérables ?
Les charges liées aux services et à l’entretien courant, détaillées dans le décret 87-713, telles que l’eau, le chauffage, le nettoyage et les taxes locatives.
Où trouver la liste officielle des charges récupérables ?
Dans le décret 87-713 du 26 août 1987, qui doit être annexé au bail de location.
Quelles charges ne sont pas récupérables ?
Les gros travaux, la taxe foncière, l’assurance du bailleur, les honoraires de gestion et les travaux structurels restent à la charge du propriétaire.
Comment calculer les charges récupérables ?
Par addition des dépenses réelles justifiées, réparties selon la quote-part du logement, avec régularisation annuelle sur la base des provisions déjà versées.
Quelle est la liste officielle des charges récupérables ?
Elle figure dans le décret 87-713 du 26 août 1987, qui demeure la référence juridique pour la gestion des charges locatives.
